Osjećate li se preopterećenim što morate obaviti bezbroj obaveza u ograničenom vremenu? Osobne i profesionalne odgovornosti koje se međusobno preklapaju podložne su stresu, posebno ako zbog velike zaposlenosti često zaboravite na nešto važno. Kako se to ne bi dogodilo, zašto ne biste pokušali napraviti urednu i dobro organiziranu listu zadataka? Pomoću ove liste možete lakše postaviti prioritete, pratiti nedovršene zadatke i povećati svakodnevnu produktivnost.
Korak
Dio 1 od 3: Sažimanje detalja aktivnosti
Korak 1. Odredite najprikladniji medij
Ako svom telefonu pristupate više od dnevnog reda, pokušajte zabilježiti popis obaveza u aplikaciji za telefon. S druge strane, ako ne želite cijeli dan buljiti u ekran telefona ili računara, pokušajte to zapisati na komad papira ili poseban dnevni red. Ako nije prilagođen vašim željama, vjerojatno će lista zadataka biti manje učinkovita.
Zapravo, postoje aplikacije poput Any.do, Wunderlist i Pocket Lists koje možete preuzeti i koristiti za učinkovitije upravljanje svakodnevnim aktivnostima
Korak 2. Navedite sve što vam je potrebno da završite
Aranžman može biti ispunjen manje važnim stvarima, poput "Kupaonice" do važnih stvari, poput "Završnog materijala za prezentaciju sljedeće sedmice" ili "Tražim mamin rođendanski poklon sljedećeg mjeseca". Kao što vidite, tri zadatka su različite prirode, važnosti i trajanja. U ovoj fazi nemojte žuriti s kategoriziranjem istih; samo zapišite sve zadatke, odgovornosti ili aktivnosti koje vam padnu na pamet.
- Slobodno zapišite sve što vam padne na pamet na papir. Na taj način ćete se osjećati rasterećenije i pomoći ćete da ne zaboravite bilo kakve odgovornosti.
- Ova lista je vaša glavna lista obaveza.
Korak 3. Zatražite pomoć od drugih, ako je potrebno
Nakon sastavljanja popisa aktivnosti koje je potrebno dovršiti, odlučite hoćete li od drugih zatražiti pomoć. U stvari, ne biste trebali oklijevati zatražiti pomoć od nekoga drugog ako se osjećate preopterećeni ili imate vrlo ograničeno vrijeme! Izbjegnite želju da upravljate stvarima sami! Ako se zadatak može prenijeti na nekog drugog, slobodno to učinite!
Dio 2 od 3: Upravljanje aktivnostima
Korak 1. Grupirajte zadatke navedene na glavnoj listi u kategorije
Na primjer, možete stvoriti kategorije „odgovornost na poslu“i „odgovornost kod kuće“. To će vam pomoći da bolje usmjerite svoju pažnju i energiju na svaki zadatak. Na primjer, možete uštedjeti više vremena ako ne morate provjeravati kategoriju „odgovornost kod kuće“dok ste na poslu.
Da biste povećali produktivnost, zamislite da sve svoje zadatke postavljate ispred sebe. Kada to učinite, pokušajte ukloniti ometajuće zvukove i pokušajte usmjeriti svoju pažnju na određeni skup zadataka. Drugim riječima, prestanite brinuti o nepotrebnim zadacima ili odgovornostima tog dana
Korak 2. Napravite spisak aktivnosti samo za jedan dan
To će vam pomoći da upravljate svojim odgovornostima u skladu s njihovim prioritetima. Osim toga, nećete se osjećati ni opterećeno jer "nemate" odgovornosti koje morate obaviti sutra, sljedeće sedmice, pa čak i sljedećeg mjeseca! Fokusirajte se na ono što možete dovršiti u roku od 24 sata. U idealnom slučaju, broj aktivnosti koje biste trebali dovršiti u jednom danu ne smije prelaziti deset ili čak pet aktivnosti.
- Ako ne znate odakle početi, pokušajte ubrzati vrijeme za spavanje. Koje zadatke zaista morate obaviti u tom času? Kad ga pronađete, dodajte ga na listu prioriteta!
- Koristite glavnu listu obaveza kao referencu za svoje svakodnevne zadatke. Nakon što napravite listu obaveza ili svakodnevni zadatak, odmah se riješite svoje glavne liste obaveza!
Korak 3. Procijenite trajanje svakog zadatka ili odgovornosti
Razmišljajte realno! Ako ne provodite dovoljno vremena ili ste previše opsjednuti da svaki zadatak obavite što je brže moguće, veća je vjerovatnoća da ćete biti napadnuti dodatnim stresom. Vjerujte, nećete moći produktivno raditi ako ste stalno zbunjeni. Stoga objektivno i realno izmjerite trajanje svakog zadatka i na temelju te procjene planirajte svoj raspored aktivnosti.
Između svake odgovornosti ostavite 10-15 minuta. U stvari, zaista se ne možete prebaciti s jednog zadatka na drugi bez pauze, zar ne?
Korak 4. Napravite listu obaveza kako bi izgledala zanimljivije
Iako se čini manje važnim, ove radnje mogu promijeniti vašu perspektivu na listi obaveza u pozitivnijem smjeru! Pokušajte napisati ili upisati listu obaveza u svojoj omiljenoj boji, zalijepiti je na neki zanimljiv karton u boji ili je dizajnirati na telefonu. Učinite sve što je potrebno da povećate svoju motivaciju za izvršavanje različitih odgovornosti u njoj!
3. dio 3: Držanje obaveza
Korak 1. Zapišite rok za svaki zadatak naveden na listi glavnih zadataka
Vjerujte mi, na taj način ćete lakše sastaviti dnevnu listu zadataka, pogotovo zato što se nagomilane odgovornosti mogu zaboraviti na zadatke koji se smatraju manje značajnim ili hitnim. Napravite dnevnu listu pozivajući se na rokove svakog zadatka navedenih na glavnoj listi!
- Ako zadatak ili odgovornost nemaju rok, pokušajte ga sami postaviti.
- Bez jasnog i strukturiranog plana, beznačajne odgovornosti se lako mogu zaboraviti.
Korak 2. Stavite listu na mjesto gdje je često možete vidjeti
Nema smisla sastavljati listu obaveza ako papir stavite u ladicu i zaboravite. Stoga uvijek stavljajte listu tamo gdje je često vidite! Na taj način nećete to zaboraviti i biti motiviraniji da brzo ispunite sve odgovornosti u njemu.
Ponesite listu sa sobom kamo god krenuli. Ako je potrebno, zalijepite kopiju na ogledalo u kupaonici ili je stavite u torbicu. Provjerite možete li im lako vidjeti i pristupiti
Korak 3. Dajte nekome kopiju svoje liste obaveza
Na primjer, možete ga dati roditelju, prijatelju, supružniku ili saradniku; najvažnije, pobrinite se da osoba može pratiti vaš napredak. Ako neko drugi zna listu zadataka, osjećat ćete se još više neskloni odgađanju, zar ne?
