Jeste li nedavno učinili fatalnu grešku ili povrijedili nečija osjećanja? Ako je tako, slobodno se izvinite na iskren i efikasan način, na primjer pisanjem pisma. Zapravo, pisanje izvinjenja - bilo osobnog ili profesionalnog - vrlo je korisno za ispravljanje vaših grešaka, kao i vašeg odnosa sa dotičnom osobom. Međutim, svakako primijenite različite metode u nastavku kako bi vaše pismo zvučalo iskreno i suštinski.
Korak
Metoda 1 od 3: Kreiranje pisma ličnog izvinjenja
Korak 1. Pitajte šta možete učiniti da poboljšate situaciju
Velike su šanse da dotična osoba tačno zna šta trebate učiniti da popravite grešku. Pitajući njihovo mišljenje pokazujete svoju spremnost da učinite sve što je potrebno da prihvatite njihovo izvinjenje i poboljšate situaciju.
Na primjer, mogli biste reći: "Shvaćam da sam ti zabrljao zabavu jer nisam došao iako sam imao zakazan termin. Želiš li da te počastim pićem u kafiću ili napravim večeru u svojoj kući, pa više se ne ljutiš? Znaš, naše prijateljstvo mi je jako važno …"
Korak 2. Ponudite mogućnost sastanka radi ličnog izvinjenja
Čak i ako to zaista ovisi o problemu koji imate, pokušajte ga pitati da se lično izvinite. Prije nego što završite pismo, izrazite želju da ga sretnete na neutralnoj lokaciji kako biste se mogli lično izviniti. Iako bi on mogao odbiti ponudu, ipak je ponudite.
Na primjer, mogli biste reći: „Zaista sam vas želio upoznati kako bih se mogao lično izviniti. Molim vas, recite vrijeme koje vam odgovara, u redu?"
Korak 3. Upotrijebite završni pozdrav koji može predstaviti vaše emocije
Ako je pismo osobno, svakako upotrijebite i neformalnu i emocionalnu završnu pozdravnu poruku. Na primjer, na kraj pisma možete staviti "Pozdrav", "Žao mi je" ili "Pozdrav".
Metoda 2 od 3: Stvaranje profesionalnog izvinjenja Surat
Korak 1. Ponudite rješenje srodnog problema
Ako je izvinjenje upućeno vašim poslovnim korisnicima, pobrinite se da znaju da ste ozbiljni u pogledu ispravljanja greške. Na primjer, pokušajte ponuditi relevantna i primjenjiva rješenja, umjesto da jednostavno želite da ih korisnici čuju.
Ako je pismo upućeno kupcu vašeg poduzeća, pokušajte reći: "Da bismo ispravili grešku u isporuci iz prošlosti, vratit ćemo isti proizvod bez dostave i ponuditi popust od 30% na vašu sljedeću narudžbu."
Korak 2. Objasnite da se slična situacija neće ponoviti
U posljednjem odlomku opišite različite preventivne korake koje ste poduzeli kako biste spriječili ponavljanje istih grešaka u budućnosti. Budite konkretni u vezi sa svim metodama prevencije koje ste poduzeli i koliko su bile učinkovite u rješavanju istog problema.
Na primjer, mogli biste reći: "Do sada sam implementirao različite metode da spriječim buduća odlaganja projekta. Jedan od njih je postavljanje internetskog kalendara koji će me podsjetiti na jednu sedmicu, jedan dan i 8 sati prije projekta Rokovi za završetak. Također sam napravio detaljniju listu obaveza kako bi se svaki projekt na kojem radim mogao završiti na vrijeme."
Korak 3. Postavite odgovarajuću završnu pozdravnu poruku
Ako je pismo u poslovne svrhe, obavezno upotrijebite službeni pozdrav, poput "S poštovanjem" ili "Pozdrav", da biste zatvorili pismo.
Metoda 3 od 3: Određivanje tona slova
Korak 1. Koristite ljubazan i profesionalan ton glasa za pismo izvinjenja poslovnom saradniku
Ako je izvinjenje upućeno vašem šefu ili drugom poslovnom partneru, neka vaš ton bude ljubazan, formalan i profesionalan. Objasnite situaciju i izvinite se tačno, jasno i jasno. Nemojte koristiti previše poznati stil govora u nadi da će vam druga osoba nakon toga lakše oprostiti.
- Na primjer, mogli biste reći: "Još jednom se iskreno izvinjavam zbog greške koja se dogodila. U budućnosti obećavam da ću poduzeti različite preventivne korake kako se takva greška ne bi ponovila."
- Nemojte reći: "Zaista mi je žao! Nadam se da ćete mi oprostiti". Rečenica zvuči previše neformalno za pismo profesionalnog izvinjenja.
Korak 2. Koristite iskren i pošten ton glasa
Ako je izvinjenje upućeno nekome ko je važan u vašem privatnom životu, pobrinite se da ton pisma bude ličan kako bi se vaše pismo osjećalo iskrenije i manje prisilno.
Na primjer, pokušajte reći: "Zaista mi je žao što sam vam povrijedio osjećaje ako ste otišli predaleko dok ste se šalili. Nisam razmišljao prije nego što sam progovorio, ali sada razumijem zašto ste ljuti. Žao mi je."
Korak 3. Ne pravdajte se
Svaka greška bit će motivirana situacijom. Međutim, nemojte koristiti situaciju kao izgovor da opravdate svoju grešku! Vjerujte mi, ako to učinite, vaše će izvinjenje zvučati neiskreno. Ostanite fokusirani na grešku koju ste napravili i svoje izvinjenje!
Na primjer, umjesto da kažete: „Žao mi je što je ovaj projekt zanemaren. Ali u to vrijeme, moj sin je bio bolestan, a nakon toga moje vrijeme su iskoristili porodični odmori, "pokušajte reći:" Žao mi je što je ovaj projekt zanemaren. Na osnovu ovog iskustva osmislio sam poseban plan kako bih spriječio da se ista situacija ponovi u budućnosti."
Korak 4. Ne krivite druge
Bez obzira koliko primamljivo moglo biti kriviti nekog drugog u pismu izvinjenja, nemojte to činiti! Vjerujte mi, sve vaše riječi u tijelu pisma bit će besmislene ako to učinite. Zbog toga će dotičnoj osobi poslije biti teško prihvatiti vaše izvinjenje.
Korak 5. Potpišite pismo
Uzmite si vremena da svom pismu dodate svoj lični pečat (poput potpisa); pokažite da vam je pismo zaista važno. Morate odštampati i potpisati lična i profesionalna pisma pre nego što ih date dotičnoj osobi.
- Pismo profesionalnog izvinjenja treba poslati formalnijim kanalom (poput pošte). U međuvremenu, sami možete podnijeti pismo profesionalnog izvinjenja dotičnoj osobi.
- Ako imate problema s ličnim potpisivanjem pisma, uključite barem digitalni potpis. Neki računarski programi pružaju posebne mogućnosti za stvaranje digitalnih potpisa i njihovo pričvršćivanje na različite dokumente. Ako želite, svoj potpis možete staviti i na komad papira, skenirati ga, spremiti na računalo u formatu slike, a zatim umetnuti u potrebni dokument.
