Ako morate neko vrijeme napustiti ured ili planirate otići na godišnji odmor, možda biste trebali dopustiti ljudima da vam pošalju e -poruku da ste odsutni. Ako imate Exchange račun, Outlook dolazi s ugrađenim funkcijama. Ako nemate Exchange račun, i dalje možete automatski odgovarati na e -poštu stvaranjem nekoliko pravila. Slijedite ovaj vodič za postavljanje automatskih odgovora, bez obzira imate li Exchange račun ili ne.
Korak
Metoda 1 od 4: Outlook 2010/2013
Korak 1. Omogućite automatske odgovore
Odaberite mapu Exchange. Odaberite mapu iz svoje trgovine s porukama. Morate odabrati mapu Exchange da biste vidjeli opciju Automatski odgovori. Otvorite meni Automatski odgovori (van kancelarije). Ovaj izbornik možete pronaći klikom na karticu Datoteka, a zatim odabirom kartice Informacije.
Korak 2. Konfigurirajte svoj odgovor
U meniju Automatski odgovori potvrdite izbor u polju Slanje automatskih odgovora. Možete postaviti aktivno vrijeme za pomoćnika tako što ćete označiti okvir i postaviti vrijeme i raspon datuma.
Korak 3. Napišite svoj odgovor
Za e -poštu poslanu s vašeg servera za razmjenu koristite karticu Unutar moje organizacije. Da biste odgovorili na e -poštu primljenu od drugih ljudi, koristite karticu Outside My Organization. Kada budete zadovoljni odgovorom, kliknite na dugme U redu.
Korak 4. Onemogućite automatske odgovore
Ako postavite raspon datuma za svoj automatski odgovor, pomoćnik će se automatski prekinuti kada period prođe. Ako ne postavite raspon datuma, nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete "Ne šalji automatske odgovore".
Metoda 2 od 4: Outlook 2007
Korak 1. Aktivirajte Office Assistant
Kliknite karticu Alati. Na izborniku Alati odaberite Pomoćnik izvan ureda. Potvrdite okvir u kojem piše "Slanje automatskih odgovora iz kancelarije". Možete postaviti aktivno vrijeme za pomoćnika tako što ćete označiti okvir i postaviti vrijeme i raspon datuma.
Korak 2. Napišite svoj odgovor
Za e -poštu poslanu s vašeg servera za razmjenu koristite karticu Unutar moje organizacije. Da biste odgovorili na e -poštu primljenu od drugih ljudi, koristite karticu Izvan moje organizacije. Kada budete zadovoljni odgovorom, kliknite na dugme U redu.
Korak 3. Onemogućite pomoćnika izvan kancelarije
Ako postavite raspon datuma za svoj automatski odgovor, pomoćnik će se automatski prekinuti kada period prođe. Ako ne postavite raspon datuma, nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete "Ne šalji automatske odgovore".
Metoda 3 od 4: Outlook 2003
Korak 1. Aktivirajte Office Assistant
Na izborniku Alati odaberite Pomoćnik izvan ureda. Potvrdite okvir u kojem piše "Trenutno sam izvan ureda."
Korak 2. Napišite svoj odgovor
U okvir s oznakom „Automatski odgovori samo jednom svakom pošiljatelju sa sljedećim tekstom:“unesite odgovor koji želite koristiti kao odgovor e -poštom.
Korak 3. Dodajte pravila
Asistentu možete dodati pravila, poput prosljeđivanja poruka od određenih pošiljatelja drugim primateljima. Pritisnite gumb Dodaj pravilo… da biste konfigurirali pravilo koje ste definirali. Na primjer, možete stvoriti pravilo koje će prosljeđivati e -poštu od određenog klijenta vašim kolegama tako da se važne e -poruke ne propuštaju kada ste odsutni.
Korak 4. Onemogućite pomoćnika izvan kancelarije
Asistent izvan ureda nastavit će se sve dok ne otvorite izbornik Automatski odgovori i odaberete “Ne šalji automatske odgovore izvan ureda”.
Metoda 4 od 4: Slanje automatskih odgovora bez Exchange računa
Korak 1. Kreirajte predložak
Bez Exchange računa, opcija Automatski odgovor nije dostupna. No i dalje je moguće postaviti automatske odgovore pomoću predloška i nekih pravila. Počnite stvaranjem nove e -pošte. Ovo će biti predložak za vaš automatski odgovor.
- Odaberite temu koja ukratko opisuje situaciju. Na primjer „Van kancelarije do“. Također možete napisati riječi "automatski odgovor" u temi tako da primatelji odmah znaju da je ono što dobiju automatski odgovor.
- Napišite kratku poruku. U tijelu e -poruke napišite opću poruku koja se može primijeniti na svakoga ko je primi. Recite primatelju kako da vas kontaktira ili nekome drugome koga može kontaktirati.
Korak 2. Sačuvajte predložak
Kada budete zadovoljni s porukom, kliknite Spremi kao … U padajućem izborniku "Spremi kao vrstu" odaberite Predložak programa Outlook. Ovo će spremiti datoteku kao predložak koji se učitava u Outlook.
Korak 3. Kreirajte pravilo
Da bi automatski odgovor ispravno funkcionirao, morat ćete definirati neka pravila za automatizaciju procesa. U sistemu Office 2003/2007 kliknite na meni Alati i izaberite Pravila i upozorenja. U sistemu Office 2010/2013 kliknite karticu Datoteka, odaberite Informacije, a zatim kliknite Pravila i upozorenja. Ovo će otvoriti meni Pravila e-pošte.
- Pritisnite dugme Novo pravilo. Od vas će se tražiti da odaberete predložak. U odjeljku "Počni s praznog pravila" odaberite "Provjeri poruke kad stignu". Pritisnite Dalje.
- Odlučite na koju poruku ćete odgovoriti. Ako želite odgovoriti na svaku poruku koju primite u pristiglu poštu, označite okvir "gdje se moje ime nalazi u polju Za". Možete ga suziti označavanjem određene isporuke ili e -pošte s određenim riječima u temi ili tijelu e -pošte. Pritisnite Dalje nakon što odaberete.
- Učitajte predložak. Odaberite okvir „odgovori koristeći određeni predložak“u sljedećem prozoru da biste učitali poruku koju ste ranije stvorili. Kliknite vezu u polju za opis za "određeni predložak". Ovo će otvoriti dijalog s pitanjem gdje spremiti predložak. Odaberite "Korisnički predlošci u sistemu datoteka". Otvorite poruku koju ste ranije kreirali.
- Postavite svoje izuzetke. Nakon što se predložak učita, možete navesti instance ako ne želite da se odgovor šalje, na primjer za određene primatelje ili za određene vrste poruka. Pritisnite Dalje nakon što odaberete.
- Dajte imenu pravilo. Prije nego što možete završiti, morate dodijeliti naziv pravilu. Upotrijebite nešto što se lako pamti kako biste u budućnosti mogli brzo onemogućiti pravilo. Označite okvir "Uključi ovo pravilo" da biste omogućili pravilo, a zatim kliknite Završi.
Korak 4. Onemogućite pravilo
Kad se vratite na posao, pravilo možete onemogućiti ponovnim otvaranjem menija Pravila i upozorenja. Odaberite pravilo Out of Office koje ste stvorili sa popisa aktivnih pravila, a zatim kliknite gumb Izbriši.
Savjeti
- Organizacija se obično definira kao vaša kompanija i sadrži ljude koji imaju Exchange Server račune na vašem sistemu e-pošte.
- Meni Alati se pojavljuje u glavnom prozoru programa Outlook. Glavni prozor je isti prozor koji se pojavi pri pokretanju Outlooka i sadrži izbornike Datoteka, Uređivanje, Prikaz, Idi, Alati, Radnje i Pomoć. U prozoru koji koristite za kreiranje ili pregled stavki poput poruka e-pošte, kontakata ili zadataka nema izbornika Alati.
- Ako potvrdite okvir Automatska reprodukcija ljudima izvan moje organizacije, kartica Izvan moje organizacije bit će prikazana (Uključeno) pored naziva kartice.
- Kontakt mora biti u fascikli Kontakti servera Exchange Server. Ako se kontakt nalazi samo u mapi koja je dio datoteke ličnih mapa (.pst), poruka automatskog odgovora neće biti poslana.
