Standardna operativna procedura (SOP) je dokument koji se sastoji od informacija o koracima za izvršavanje zadatka. Postojeći SOP možda je potrebno samo izmijeniti i ažurirati ili se možda nalazite u scenariju u kojem morate pisati od početka. Možda izgleda kao puno posla, ali to je zaista vrlo, vrlo, "vrlo" iscrpan popis. Pogledajte 1. korak za početak.
Korak
1. dio od 3: Kreiranje SOP formata
Korak 1. Odaberite format
U pisanju SOP -a nema ispravnog ili pogrešnog. Međutim, vaša kompanija može imati niz SOP -ova na koje se možete pozvati kao na vodič za oblikovanje, u kojima je opisan preferirani način izvršavanja zadatka. U tom slučaju koristite postojeći SOP kao predložak. Ako to nije slučaj, imate nekoliko mogućnosti:
- Format jednostavnih koraka. Ovo se odnosi na rutinsku proceduru koja je kratka, ima nekoliko mogućih ishoda i prelazi na stvar. Osim potrebne dokumentacije i sigurnosnih smjernica, ovaj dokument je samo popis jednostavnih rečenica koje sadrže naredbe za izvršenje za čitatelja.
- Format korak po korak. Ovo se općenito odnosi na duge procedure - postupke koji imaju više od deset koraka, uključujući donošenje odluka, pojašnjenja i terminologiju. Ova lista je općenito glavni korak sa pod-koracima u određenom redoslijedu.
- Format dijagrama toka. Ako je postupak više poput karte s beskonačnim mogućim ishodima, dijagram toka može biti vaš najbolji izbor. Ovo je format koji trebate odabrati ako rezultati nisu uvijek predvidljivi.
Korak 2. Razmislite o svojim čitateljima
Prije pisanja SOP -a morate uzeti u obzir tri glavna faktora:
- Predznanje vaših čitalaca. Da li su upoznati sa vašom organizacijom i njenim procedurama? Znaju li terminologiju? Vaš jezik mora odgovarati čitateljskom znanju i ulaganju.
- Jezičko znanje vašeg čitaoca. Postoji li šansa da će ljudi koji ne razumiju vaš jezik "pročitati" vaš SOP? Ako je to moguće, bilo bi dobro uključiti slike i dijagrame s natpisima.
- Vaša čitalačka publika. Ako više ljudi čita vaš SOP odjednom (svaki s različitom ulogom), morate oblikovati dokument kao razgovor u predstavi: korisnik 1 izvodi radnju, a zatim korisnik 2 itd. Na ovaj način, svaki čitatelj može vidjeti kako postaju sastavni dio nesmetanog poslovanja.
Korak 3. Uzmite u obzir svoje znanje
Zaključak je: Jeste li vi prava osoba da ovo napišete? Znate li šta uključuje ovaj proces? Postoji li mogućnost greške? Kako to učiniti sigurnim? U suprotnom, možda bi bilo bolje da ga date nekom drugom. Loše napisani SOP -ovi - ili čak netočni - neće samo smanjiti produktivnost i mogu dovesti do organizacijskog neuspjeha, već mogu biti i nesigurni i imati negativan utjecaj na sve, od vašeg tima do okoline. Ukratko, ovo nije rizik koji biste trebali preuzeti.
Ako vam je ovo projekt koji smatrate da morate (ili ste dužni) dovršiti, nemojte se sramiti zatražiti pomoć od onih koji dovršavaju svakodnevne procedure. Sprovođenje intervjua uobičajen je dio procesa stvaranja SOP -a
Korak 4. Odlučite se između kratkih ili dugih SOP -ova
Ako pišete ili ažurirate SOP za grupu pojedinaca koji su upoznati s protokolima, terminologijom itd. I koji bi imali koristi od kratkog, sažetog SOP -a koji je više kontrolna lista, možete ga napisati u skraćenom obliku.
Osim osnovnih ciljeva i relevantnih informacija (datum, autor, matični broj itd.), Ovo je samo kratak popis koraka. Ako detalji ili pojašnjenja nisu potrebni, evo kako biste to trebali učiniti
Korak 5. Zapamtite svrhu vašeg SOP -a
Jasno je da u svojoj organizaciji imate procedure koje se ponavljaju uvijek iznova. No, postoji li poseban razlog zašto je ovaj SOP koristan? Treba li naglasak staviti na sigurnost? Mjere usklađenosti? Koristi li se ovaj SOP za obuku ili dnevne aktivnosti? Evo nekoliko razloga zašto su vaši SOP -ovi važni za uspjeh vašeg tima:
- Kako bi se osiguralo ispunjavanje standarda usklađenosti
- Za maksimalne potrebe proizvodnje
- Kako bi se osiguralo da postupak nema loš utjecaj na okoliš
- Radi osiguranja sigurnosti
- Da biste bili sigurni da sve ide prema rasporedu
- Kako biste spriječili greške u proizvodnji
-
Koristi se kao dokument za obuku
Ako znate što vaš SOP treba naglasiti, bit će lakše graditi svoje pisanje oko tih točaka. Također će biti lakše vidjeti koliko je vaš SOP važan
Dio 2 od 3: Pisanje SOP -a
Korak 1. Pokrijte potrebni materijal
Općenito, tehnički SOP -i sastoje se od četiri elementa koji su "odvojeni" od same procedure:
- Naslovna stranica. To uključuje 1) naslov postupka, 2) identifikacijski broj SOP -a, 3) datum njegovog izdavanja ili revizije, 4) naziv agencije/odjeljenja/podružnice u kojoj je SOP primijenjen i 5) potpis onih koji su pripremili i odobrili SOP. Ovaj odjeljak može koristiti bilo koji format, sve dok su prenesene informacije jasne.
- spisak sadržaja. Ovo je potrebno samo ako je vaš SOP dovoljno dug, radi lakšeg snalaženja. Ono što ćete ovdje pronaći je jednostavan standardni okvir.
- Osiguranje kvaliteta/kontrola kvaliteta. Postupak nije dobar postupak ako se ne može ispitati. Pripremite potrebne materijale i detalje kako bi čitatelji mogli biti sigurni da postižu željene rezultate. Ovaj materijal može uključivati i druge dokumente, kao što su uzorci za procjenu učinka.
-
Reference. Obavezno zapišite sve korištene ili važne reference. Ako koristite druge SOP reference, obavezno priložite potrebne podatke u dodatku.
Vaša organizacija može imati drugačiji protokol od ovog SOP -a. Ako postoji prethodni SOP koji možete koristiti, zanemarite ovu strukturu i slijedite postupak koji je učinjen
Korak 2. Za sam postupak obavezno uključite sljedeće:
- Opseg i primjena. Drugim riječima, opisuje svrhu procesa, njegova ograničenja i način na koji se proces koristi. Obuhvata standarde, regulatorne zahtjeve, uloge i odgovornosti, kao i ulazne i izlazne podatke.
-
Metodologija i postupci.
Suština stvari - detaljno navedite važne korake, uključujući potrebnu opremu. Uključite sekvencijalne procedure i faktore donošenja odluka. Navedite "pretpostavku" i moguće smetnje ili sigurnosna razmatranja.
- Pojašnjenje terminologije. Objasnite kratice, skraćenice i sve fraze koje nisu uobičajeni pojmovi.
- Upozorenje o zdravlju i sigurnosti. Biti će napisano u posebnom odjeljku zajedno sa koracima kada dođe do problema. Nemojte preskočiti ovaj odjeljak.
-
Oprema i potrošni materijal.
Potpuna lista stvari koje su potrebne i kada i gdje pronaći opremu, standarde opreme itd.
-
Upozorenja i prekidi. U osnovi, dio za rješavanje problema. Navedite moguće probleme koji bi se mogli pojaviti, na što treba paziti i što bi moglo utjecati na idealan konačni proizvod.
- Dajte svakoj od ovih tema svoj odjeljak (općenito označen brojkama ili slovima) kako vaš SOP ne bi sadržavao zbunjujuće dugačke rečenice i radi lakšeg snalaženja.
- Ovo nije potpuna lista, već samo mali dio proceduralnih koraka. Vaša organizacija može spomenuti i druge aspekte na koje treba obratiti pažnju.
Korak 3. Neka vaše pisanje bude sažeto i lako za čitanje
Velike su šanse da vaši čitaoci nisu odlučili čitati ovaj SOP iz zabave. Želite da ovaj dokument bude kratak i jasan - u suprotnom će se njihova pažnja premjestiti i dokument će im biti zastrašujući i teško razumljiv. Općenito, neka vaše rečenice budu što kraće.
- Evo lošeg primjera: Prije početka upotrebe očistite svu prašinu s otvora za zrak.
- Dobar primjer je sljedeći: Prije upotrebe uklonite svu prašinu iz otvora za zrak.
- Općenito, nemojte koristiti riječ "ti". Ovu riječ treba podrazumijevati. Govorite aktivnim glasom i započnite rečenicu glagolima naredbe.
Korak 4. Ako je potrebno, razgovarajte sa službenicima uključenim u proces izvršavanja zadatka
Zadnje što želite učiniti je napisati potpuno netočan SOP. Ugrožavate sigurnost, efikasnost tima, njihovo vrijeme i objašnjavate proces bez dužnog razmatranja - nešto što bi vaši saigrači mogli smatrati uvredljivim. Po potrebi postavljajte pitanja! Naravno, htjet ćete napisati tačan postupak.
Ako ne znate, možete pitati različite izvore kako biste pokrili sve uloge i odgovornosti. Jedan član tima ne smije slijediti standardne operativne procedure ili drugi član može biti uključen samo u dio procedure
Korak 5. Podijelite dugački tekst na dijagrame i dijagrame toka
Ako uključite određeni korak ili dva koji vas plaše, stvorite grafikon ili dijagram kako biste olakšali čitateljima. Ovo će olakšati čitanje dokumenta i dati umu pauzu nakon što pokuša sve razumjeti. Osim toga, vaši će dokumenti biti potpuniji i bolje napisani.
Nemojte uključivati grafikone ili dijagrame samo da biste pojačali SOP; učinite to samo kad je to potrebno ili ako pokušavate premostiti jezičku barijeru
Korak 6. Uvjerite se da svaka stranica ima oznaku kontrolnog dokumenta
Vaš SOP je najvjerojatnije jedan od mnogih - stoga vaša organizacija vjerojatno ima neku vrstu velike baze podataka koja sve katalogizira s određenim referentnim sistemom. Vaš SOP je dio ovog referentnog sistema i stoga zahtijeva da se pronađe određena vrsta koda. Ovdje će vam zapis biti koristan.
Svaka stranica treba imati kratak naslov ili identifikacijski broj, revizijski broj, datum i "stranicu # od #" u gornjem desnom kutu (u većini formata). Možda će vam trebati fusnota (ili napisati gornji zapis u fusnoti), ovisno o preferencijama vaše organizacije
Dio 3 od 3: Osiguranje uspjeha i tačnosti
Korak 1. Testirajte postupak
Ako ne želite testirati svoj postupak, vjerovatno ga niste dobro napisali. Neka netko s ograničenim znanjem o procesu (ili opći predstavnik čitatelja) koristi vaš SOP da ih vodi. Na koje su probleme naišli? U tom slučaju riješite problem i izvršite potrebne popravke.
- Najbolje je da nekoliko ljudi testira vaš SOP. Različiti pojedinci će imati različite probleme, dopuštajući različite vrste odgovora (za koje se očekuje da će biti korisni)
- Obavezno isprobajte proceduru na nekome ko nikada prije nije radio ovaj zahvat. Svi koji imaju predznanje oslanjat će se na svoje znanje za izvršavanje koraka zadatka, a ne kroz vaš SOP, tako da vaš cilj nije postignut.
Korak 2. Neka osobe koje izvode proceduru pregledaju vaš SOP
Na kraju, mišljenje vašeg šefa o SOP -u nije važno. Ovaj SOP je važan za one koji zaista obavljaju povezane poslove. Zato prije nego što pošaljete SOP šefu, pokažite posao ljudima koji će raditi (ili su obavili) srodne poslove. Šta oni misle?
Ako ih uključite i učinite da se osjećaju dijelom procesa, veća je vjerovatnoća da će prihvatiti vaše SOP -ove. A možda čak imaju i sjajne ideje
Korak 3. Neka vaš savjetnik i tim za osiguranje kvalitete pregledaju SOP
Nakon što vam tim da zeleno svjetlo, pošaljite ga svom savjetniku. Unos koji daju stvarnom sadržaju može biti manji, ali će vam reći da li vaš SOP zadovoljava zahtjeve formata, ako ste nešto propustili, kao i protokol za formalizaciju SOP -a i njegovo unošenje u sistem.
- Direktni SOP -ovi za odobrenje pomoću sistema za upravljanje dokumentima kako bi se osigurao revizorski trag tih odobrenja. Ovaj proces se može razlikovati od organizacije do organizacije. U osnovi, želite da stvari zadovoljavaju smjernice i pravila.
- Ovlašteni potpisi su potrebni, iako većini organizacija sada ne smeta prihvaćanje elektroničkih potpisa.
Korak 4. Nakon odobrenja počnite izvršavati SOP
Ovo može biti formalna obuka za dotičnog zaposlenika (obuka u učionici, obuka zasnovana na računaru itd.) Ili može značiti da vaš SOP papir visi u kupaonici. Šta god da je, širite svoj posao! Naporno ste radili da to uspijete. Vrijeme je za komplimente!
Pobrinite se da vaši SOP -ovi budu ažurni. Ako je ovaj SOP zastario, ažurirajte ga, zatražite ponovna odobrenja i dokumentiranja ažuriranja, a zatim prema potrebi preraspodijelite SOP. Sigurnost, produktivnost i uspjeh vašeg tima ovise o ovim SOP -ovima
Savjeti
- Ne zaboravite uključiti dionike u svako doba, tako da dokumentirani proces bude stvarni proces.
- Provjerite jasnoću. Uvjerite se da nema dvostrukih tumačenja. Pokažite postupak nekome ko nije upoznat sa procesom i zamolite ga da kaže šta misli o postupku; Možda ćete se iznenaditi.
- Koristite dijagrame toka i slike kako bi čitatelji mogli jasno vidjeti proces.
- Za objašnjenje koraka upotrijebite jednostavan indonezijski.
- Zamolite ljude da pregledaju vaš dokument prije nego što dobiju odobrenje.
- Uvjerite se da se historija dokumenata bilježi za svaku promjenu verzije.
