Možda ćete morati napisati izvještaj o događaju da biste ocijenili uspjeh događaja usporedbom rezultata s njegovim ciljevima. Kompanija ili pojedinac koji održava događaj zahtijeva ovaj izvještaj kako bi utvrdio da li je potrebno izvršiti promjene. Postoji nekoliko načina da se osigura da je uspješan izvještaj o događaju dobro napisan. Trebat će vam ako ste domaćin drugog događaja!
Korak
1. dio 3: Sastavljanje izvještaja o događajima
Korak 1. Odredite stil i format prezentacije za svaku publiku
Izvještaji o događajima mogu se klamati, spajati, u obliku PDF datoteka, PowerPoint prezentacija itd.
- Uvjerite se da je izvještaj o događaju organiziran u jasne dijelove. Morate odrediti kako uporediti rezultate događaja sa njegovim ciljevima. Sažmite glavne rezultate provedenih događaja.
- Prilagodite izvještaje o događajima potrebama i interesima svakog sponzora i publike. Uzmite u obzir ciljeve sponzora. U određenoj mjeri, sponzori su ključna publika za izvještaje o događajima. Žele procijeniti prihvatljivost sponzoriranog događaja. Zato se potrudite da znate šta žele i šta ih najviše zanima.
- Prilagodite izvještaje o događajima tako da zadovolje posebne potrebe u pogledu jedinstvenih događaja i sponzora. Nemojte pisati izvještaj kao da je namijenjen jednoj vrsti publike. Viši rukovodioci i finansijski menadžeri su takođe druga publika za vaš izvještaj o događaju.
Korak 2. Kreirajte proces za nadgledanje potrebnih informacija tokom cijelog događaja
Ne možete se osloniti samo na memoriju.
- Pratite ključne informacije prije, za vrijeme i nakon događaja kako biste stvorili konkretnije i nadasve efikasnije izvještaje. Ova metoda vam takođe omogućava da sastavljate izveštaje prema vremenskoj liniji.
- Razmislite o stalnom prikupljanju podataka uz pomoć više ljudi, ako je potrebno (uključujući pripravnike). U suštini, izvještavanje ne bi trebalo čekati na završetak događaja.
Korak 3. Rezimirajte izvještaj do glavnih tačaka
Jedan od problema sa izvještajima o događajima je taj što oni pokrivaju malo dnevnog reda ili se fokusiraju na slatke izjave. Ne radi to. Dobra je ideja jasno i analitički istaknuti ključne točke.
- Odaberite neke važne dijelove događaja o kojima ćete detaljnije razgovarati. Pronađite tri stvari koje su se najuspješnije dogodile i tri tačke koje su vas najviše iznenadile.
- Ne punite izvještaj nevažnim detaljima, poput menija za ručak ili detaljnog sažetka cijele prezentacije. Morate uključiti stvari koje su važne.
Dio 2 od 3: Stavljanje pravog sadržaja u izvještaj
Korak 1. Napišite sažetak
Izvještaj o događaju mora sadržavati pregled koji je skraćena verzija cijelog izvještaja. Smatrajte sažetak kao uvod u izvještaj o događaju.
- Možete stvoriti dva izvještaja, jedan sažetak sačinjen za ljude koje zanima ishod događaja i detaljniji izvještaj za ljude uključene u pripremu, izvođenje i sponzorisanje događaja.
- U sažetku, trebali biste raspraviti i usredotočiti se na ključne objekte i rezultate. Sažetak bi trebao biti kratak, samo stranicu ili dvije. Izvještaj treba sažeti ključne elemente događaja i uključiti kratko tumačenje podataka
Korak 2. Uključite duboka vizuelna pomagala u svoje izvještaje
Često su izvještaji učinkovitiji ako uključuju grafikone koji ilustriraju statističke trendove, umjesto da jednostavno čitatelju izvještavaju o gomili brojeva.
- Ako događaj uključuje novi proizvod, preporučujemo da priložite fotografiju tog proizvoda. Fotografije koje prikazuju trenutak tokom događaja mogu pomoći čitatelju izvještaja da stekne ideju o događaju koji se održava. Pokušajte snimiti fotografije na kojima se vidi učešće sponzora u događaju koje ćete dokumentirati u izvještaju. Opet, ovaj zadatak ne može čekati završetak događaja.
- Također možete uključiti uzorke, reprodukcije i druge primjere koji se pojavljuju na web mjestu. Prijavite broj ljudi koji su dobili sponzorisane kupone itd. Dokumentirajte izlaganje na licu mjesta i izvan njega koje je događaj generirao, u medijima, publici, za sponzore.
Korak 3. Dokumentirajte svu izloženost oglašavanja i medija
Preporučujemo vam da procijenite poređenje medijskih rezultata sa navedenim ciljevima događaja.
- Fokusirajte se na štampane oglase i članke koji uključuju ime i oglas sponzora, pored broja distribucija dnevnih novina i ocjena oglasa.
- Dokumentirajte televizijske reklame, javne objave, vrijednosti cjenika i rejting kartice i vijesti.
- Ne zaboravite radijsku dokumentaciju, oglase sa oglasnim karticama, ocjene za oglašavanje i promocije, revidirane izvještaje itd.
Korak 4. Uključite izjavu svrhe događaja
Morat ćete povezati ciljeve događaja s ishodom, pa svakako uključite podsjetnik na izvornu misiju i ciljeve događaja.
- Možete uključiti programsku listu događaja. Takođe biste trebali razgovarati o tome ko će biti ključni učesnici tokom događaja. Međutim, neka bude kratak.
- Pobrinite se da potrošite puno vremena na registraciju i raspravu o konkretnim ključnim rezultatima događaja i njihovo usklađivanje s rezultatima koji su registrirani. Budite realni i nemojte zaslađivati stvari koje ne funkcioniraju onako kako bi trebale.
Korak 5. Uključite finansijske informacije iz izvještaja o događaju
Trebali biste dati detaljnu raspravu o tekućem budžetu događaja i stvarnim troškovima. Pobrinite se da uključite usporedbu svog budžeta sa stvarnim troškovima, kao i da istaknete neke stvari koje su prošle dobro i područja koja je potrebno poboljšati
- Također biste trebali navesti sve troškove, uključujući troškove marketinških i promotivnih aktivnosti, troškove osoblja i troškove sponzorstva. Preporučujemo da kreirate detaljan budžet. Finansijski menadžeri i viši rukovodioci htjet će vidjeti dokaze u prilog vašim zaključcima o potrošnji.
- Uključite izračune prihoda, na primjer od ulaznica, sponzora i izložbi. Međutim, svakako usporedite stvarni prihod s prognozama.
Korak 6. Uključite statistiku koja je relevantna za čitaoca
Ne dopustite da vaš izvještaj bude ispunjen slatkim informacijama. Broj ljudi koji su prisustvovali događaju jedan je od podataka koje morate uključiti. Preporučujemo da u izvještaje navedete mjerljive podatke.
- Statistika i drugi povezani podaci koji se mogu uključiti, kao što su broj prodaja i broj posjetitelja na određenom štandu. Izvještaj o događaju bit će vjerodostojniji ako su navedeni podaci potpuni. Uključite informacije o učesnicima/posjetiteljima. Uključite demografiju, broj posjetitelja i rezultate istraživanja posjetitelja (npr. Kupovne navike).
- Prijavite broj ljudi koji su se odazvali sponzorisanim kampanjama, kao i donacije neprofitnim organizacijama. Dokumentujte ekonomski uticaj i učešće zaposlenih.
Korak 7. Uključite kvalitativne elemente koji kontekstualiziraju podatke
Vaš izvještaj trebao bi sadržavati neke statističke podatke, ali će vam biti potrebni i citati ljudi da biste pružili povratne informacije vezane za kontekst.
- Prikupite povratne informacije i povratne informacije od učesnika i članova tima događaja tako da procjena uspjeha događaja ne dolazi samo od autora izvještaja o događajima. Time vaš izvještaj postaje vjerodostojniji.
- Također razmislite o uključivanju istraživanja trećih strana. Vrijednost medijske izloženosti jedan je od primjera onoga što treće strane mogu istražiti.
- Vrijednost prostora i priprema događaja. Trebali biste odvojiti vrijeme da procijenite učinkovitost web stranice i pripremu sa stanovišta druge osobe. Razgovarajte o tome kako koristiti prostor za konferencije, događaje itd.
3. dio 3: Popunjavanje izvještaja o događaju
Korak 1. Napravite izvještaj o događaju na vrijeme
Pokušajte napisati i objaviti izvještaj što je prije moguće nakon događaja. Zakažite ovo na svom kalendaru kako biste bili sigurni da je na vrijeme. Neki ljudi preporučuju objavljivanje izvještaja 30 dana nakon događaja, ali drugi smatraju da bi izvještaj trebao biti objavljen samo nekoliko dana nakon događaja.
- Kad god istekne rok, pazite da ga ne propustite. Možda pišete izvještaj o događaju za agenciju koji je zatražio određeni klijent. Obratite pažnju na sve zahtjeve.
- U suštini, vaša publika očekuje temeljit i blagovremen izvještaj. Dakle, stvarajte izvještaje koji opravdavaju očekivanja i ne čekajte predugo da zastarijete.
Korak 2. Pregledajte izvještaj o događaju
Uvjerite se da izvještaj o događaju koristi dobru gramatiku i da ne sadrži pravopisne greške, interpunkciju i druge greške.
- Uvjerite se da vaši odgovori nisu površni. Kao opće pravilo, trebali biste koristiti tehniku pisanja "pokaži, ne govori". To znači da biste trebali navesti neke konkretne primjere koji bi podržali opće stavke navedene u izvještaju.
- Ne zaboravite na svoju publiku i pobrinite se da pisanje izvještaja izgleda formalno i profesionalno. Izvještaji o događajima nisu neformalni dokumenti; ovaj dokument je važan za utvrđivanje izvodljivosti nabavke događaja tako da mora zvučati mjerodavno.
Savjeti
- Snimite više fotografija nego što vam je potrebno. Što više izbora, to bolje.
- Kada prikupljate citate od vođa i planera, nemojte ići direktno na njih. To su ljudi koji su još uvijek prisutni dugo nakon završetka događaja. Najbolje je prvo postaviti pitanje ljudima iz gomile jer će oni prvi otići. Takođe, nemojte ometati govornika ili vođu događaja ako je zauzet. Oni će kasnije moći biti ispitani.
- Prilikom prikupljanja citata održavajte normalan razgovor i nastavite postavljati pitanja prirodno sve dok druga osoba ne bude voljna iznijeti svoje mišljenje.
- Prikupite više citata nego što vam je potrebno. Što više, to bolje.
- Dobra fotografija može pokazati kako je događaj protekao ili kako su ljudi reagirali na događaj.
- Pokušajte snimiti fotografije koje prikazuju veliku sliku događaja u cjelini, uključujući fotografije gomile i govornika na jednoj slici kako biste čitateljima pokazali veličinu događaja.
