Ponekad menadžment kompanije traži od zaposlenih da sami naprave izvještaje o učinku. Na ovaj način vlasnici preduzeća mogu steći predodžbu o tome kako zaposlenici ocjenjuju svoj rad. Ne brinite ako vas zamole da podnesete izvještaj. Iskoristite ovu priliku da pokažete svoj uspjeh na poslu izvještavajući o svom napretku, postignućima i učinku na najbolji mogući način.
Korak
1. dio 3: Priprema za pisanje izvještaja
Korak 1. Prvo provjerite format izvještaja koji koristi kompanija
Formati izvještaja o učinku razlikuju se ovisno o potrebama. Neke kompanije traže da se izvještaji šalju e-poštom. Druge kompanije određuju politiku pripreme izvještaja na osnovu određenih kriterija za dalju raspravu.
- Ako kompanija nudi standardni format, napravite izvještaj prema tom formatu. Slijedite smjernice najbolje što možete kako biste pružili potpuni izvještaj kako ne biste izgledali traljavo. Ponekad kompanije traže od zaposlenika da ispune obrasce ili pripreme pisane izvještaje u obliku eseja.
- Pokušajte shvatiti šta prijaviti prije isteka roka za podnošenje izvještaja. Na ovaj način možete prijaviti sva postignuća za godinu dana prema navedenim kriterijima. Pobrinite se da vaša izvedba zadovoljava navedene kriterije.
Korak 2. Ne žurite sa izvještajem
Da biste prikazali najbolje performanse, pokušajte pripremiti izvještaje u dobroj gramatici i ispraviti ih bez pravopisnih pogrešaka. Trebali biste pripremiti nekoliko nacrta, a zatim odabrati najbolji.
- Zahtjeve kompanije shvatite ozbiljno jer će rezultati evaluacije posla biti važan dio radne povijesti svakog zaposlenika. Ako postoje određeni zapisi u vašoj radnoj povijesti i morate se natjecati s drugim zaposlenicima, izvještaj o učinku bit će odlučujući.
- Napravite kratak izvještaj o performansama u stilu profesionalnog jezika. Da biste napravili sažeti izvještaj, sažmite sva svoja najbolja postignuća tokom godine tako da vaš izvještaj ne bude duži od dvije stranice, umjesto da detaljno opisuje svaku stavku. Dajte prioritet izvedbama koje smatrate najvažnijima i pružite potkrepljujuće dokaze. Međutim, odaberite zaista korisne informacije jer nitko ne želi pročitati izvještaj od 30 stranica.
Korak 3. Steknite naviku da dobro radite styling tokom rada
Da biste olakšali pisanje izvještaja, prvo prikupite sve važne dokumente. Dobra je ideja započeti prikupljanje dokumenata početkom godine.
- Priložite nekoliko dokumenata koji pokazuju uspjeh posla, sve dok je u formatu koji je odredila kompanija. Odaberite pravi uzorak dokumenta kako biste mogli pokazati najbolje performanse. Takođe pripremite ciljeve koji su postavljeni prilikom prethodne evaluacije.
- Prikupljajte bilješke o sugestijama i povratnim informacijama od nadređenih kada polažete ocjenu napretka sredinom godine (ako kompanija vrši ocjenjivanje). Unos koji dobijete tijekom cijele godine može se koristiti pri kreiranju izvještaja kako bi informacije koje izlažete bile konkretnije i korisnije.
Korak 4. Znajte šta kompanija očekuje od vas
Prije nego počnete pisati izvještaj, trebali biste moći odgovoriti na pitanje: „Šta kompanija očekuje od vas?“Pitajte šefa ako ne znate odgovor. Pokušajte razumjeti odnos između procjene učinka i ciljeva koje morate postići kako bi se ciljevi kompanije mogli ostvariti.
- Napravite izvještaje o učinku na osnovu opisa poslova kako biste ih mogli sistematski pisati. Međutim, prvo provjerite jesu li se neki od opisa poslova promijenili i jesu li svi ciljevi rada navedeni u opisima posla.
- Opišite svaki zadatak na osnovu radnji koje trebate poduzeti, a zatim objasnite da ste uspjeli postići ciljeve koje kompanija traži. Zbog toga imate pravo na objašnjenje šta kompanija očekuje od vas. Inače, ocjene učinka imaju tendenciju da budu subjektivne i dovode do neutemeljene kritike.
Dio 2 od 3: U izvještaj upišite tačne informacije
Korak 1. Informirajte najbolja postignuća
Ne pravite osrednje izvještaje o učinku. Iskoristite ovu priliku da prijavite sve zadatke koje ste izvršili s najboljim rezultatima. Reci mi sve i budi ponosan na svoja postignuća!
- Prvo izvijestite o najboljim postignućima koja imaju najveći utjecaj na performanse kompanije, posebno o važnim stvarima koje podržavaju postizanje ciljeva kompanije i o kojima je bilo riječi tokom posljednje ocjene učinka. Nemojte opisivati sav posao koji ste uradili u jednoj godini.
- Međutim, pokušajte prenijeti informacije na ljubazan i profesionalan način. Koristite pozitivne riječi i nemojte vrijeđati ili ponižavati kolege. Fokusirajte se na vlastite performanse.
- Ne zaboravite prijaviti postignuća na početku perioda za ocjenjivanje. Zaposleni su obično više fokusirani na stvari koje rade na kraju perioda.
Korak 2. Otkrijte opipljive prednosti svog rada
Svatko može izraditi izvještaj koji sadrži klišee i svakodnevne stvari, ali izvještaj će biti kvalitetniji ako je potkrijepljen stvarnim dokazima.
- Predstavite konkretne činjenice, brojke, datume i druge popratne podatke. Na primjer: ako radite kao upravitelj računa društvenih medija u nekoj kompaniji, podnesite izvještaj u obliku kvantitativnih podataka (broj računa koji su kliknuli na „Sviđa mi se“, ostavili komentare itd.). Potražite druge podatke koji mogu povećati vaš kredibilitet.
- Uporedite svoja postignuća sa ciljevima kompanije i pokažite da ste dostojan zaposlenik.
Korak 3. Navedite i razgovarajte o radnim ciljevima
Morate pripremiti vrlo specifičan izvještaj kao osnovu za utvrđivanje radnih ciljeva za sljedeću godinu. Prenesite i plan samorazvoja, naime stvari koje želite postići.
- Objasnite kako postići ovaj cilj. Navedite ciljeve koje morate postići na osnovu rezultata ocjene učinka provedene na početku razdoblja i toga koliko ste dobro postigli.
- U izvještaj također napišite ako se od vas traži da obavite zadatak izvan opisa posla ili ako preuzmete inicijativu da radite više.
Korak 4. Razgovarajte o svojim osnovnim kompetencijama
Općenito, kompanija je utvrdila osnovne kompetencije koje svaki zaposlenik mora imati da bi mogao dobro raditi. Obavijestite i detaljno objasnite ovo.
- Pokažite da su vaše sposobnosti veće od standarda koje je postavila kompanija.
- Upotrijebite riječ "kompetencija" prema standardnim terminima kompanije kako biste dokazali da postoji konkretna povezanost između vaših postignuća i ciljeva kompanije. Opišite svoje performanse u istim terminima.
Korak 5. Mudro procijenite
Prije nego što prođete evaluaciju učinka, od vas će se možda tražiti da se ocijenite. Da biste odredili ispravnu vrijednost, morate razumjeti što to znači.
- A se obično dodjeljuje zaposlenicima koji pokazuju liderstvo i koji mogu unijeti promjene u kompaniju. Ocjena B obično se daje zaposlenicima koji rade iznad cilja i čije je ponašanje primjereno.
- Ocjena C se obično daje zaposlenicima koji postižu ciljeve i dobro se ponašaju. Vrijednost D ukazuje da su performanse ispod cilja i smatra se nezadovoljavajućim. Vrijednost E odražava loše performanse jer zaposlenici ne rade dobro. Potražite potpune informacije kako biste osigurali definiciju svake vrijednosti i kako odrediti vrijednost prema propisima kompanije.
Korak 6. Sastavite izvještaj najbolje što možete
Ponekad kompanije traže od zaposlenika da sastave izvještaje o učinku određenim redoslijedom. Ako nije navedeno, generirajte izvještaj sljedećim redoslijedom:
- Počnite s pozitivnom i uvjerljivom uvodnom rečenicom. Ova rečenica je najvažniji dio godišnjeg izvještaja o učinku.
- Nakon toga zapišite svoja postignuća zajedno s detaljnim popratnim podacima. Za svako postignuće postavite pitanje "zašto?" Na ovaj način možete dokazati da je vaš doprinos relevantan i vrijedan poštovanja. Nikada ne pravite izvještaj o učinku s negativnim riječima.
- Ako postoje ciljevi koji nisu postignuti ili određene aspekte koje morate poboljšati, nemojte ih pisati na kraju izvješća tako da početak i kraj izvješća sadrže pozitivne stvari. Zadnji dio izvještaja najvažniji je dio jer ga je najlakše zapamtiti. Zato navedite stvari koje trebate poboljšati u sredini izvještaja.
3. dio 3: Upotreba pravih riječi
Korak 1. Fokusirajte se na kreiranje izvještaja koji opisuje vaš radni učinak
Kao što znamo, ovaj izvještaj ste napravili jer je od vas zatraženo da sami ocijenite. Međutim, mnogi ljudi uključuju negativne stvari i govore o drugim ljudima.
- Ne koristite izvještaje o performansama u samoodbrani. Budite pozitivni koliko možete, na primjer govoreći: "Uvijek sam odredio raspored sastanaka nakon što sam se posavjetovao sa kolegama, kolegama i klijentima jer zaista cijenim njihovo vrijeme i njihovu zauzetost." Cijeniti vrijeme može ostaviti pozitivan dojam i pokazati mudar način razmišljanja.
- Ne raspravljajte o drugim ljudima jer ovaj izvještaj ne želi kritikovati rad ili ličnost drugih ljudi.
- Ne morate se ni uspoređivati s drugima kada izvještavate o postignućima. Objasnite šta ste uradili bez ponižavanja kolega koji nisu postigli isti nivo performansi.
Korak 2. Napišite konstruktivnu kritiku svojih slabosti
Izvještaj koji sadrži samo dobre stvari može se činiti nerealnim, ali trebali biste biti vrlo oprezni pri priznavanju grešaka.
- Dajte sebi kritiku u zasebnom odjeljku kako biste pokazali svoju iskrenost u rješavanju ovog problema. Na primjer: „Toliko dajem prioritet poslu i želim postići najbolje rezultate za koje mislim da me manje zanimaju moji suradnici. Nastavit ću poboljšavati svoje komunikacijske vještine kako bih riješio ovo pitanje.” Ove izjave mogu dati pozitivnu sliku o autoru (perfekcionist koji se fokusira na rad je dobra stvar) i pokazuju sposobnost da budu svjesni vlastitih slabosti.
- Navedite aspekte koje je potrebno poboljšati. Ne ispunjavajte cijeli izvještaj planovima poboljšanja. Usredotočite se na objašnjavanje postignuća, ali morate navesti neke aspekte koje je potrebno poboljšati ili poboljšati. Međutim, nemojte se previše kritizirati jer će vas smatrati nedostatkom samopouzdanja.
- Pokažite pozitivan način razmišljanja prezentiranjem planova poboljšanja. Budite pozitivni i orijentirani na djelovanje. Opišite svoj plan konstruktivnim riječima. Umjesto da samo pričate priču o svom neuspjehu, recite da želite poboljšati određeni aspekt i koje radnje ćete poduzeti.
Korak 3. Predložite mogućnosti razvoja karijere
Ako želite imati priliku pohađati obuku ili biti pozvani na sastanak, izvještaj o performansama je odličan način da to dočarate. Ne predlažite nadoknadu kroz ovaj izvještaj.
- Podijelite i svoja razmišljanja o izradi inovativnih projekata koji su od koristi za kompaniju.
- Pokušajte saznati zašto vas je šef zamolio da podnesete izvještaj, razgovarate li s drugima, odredite raspodjelu bonusa itd.
Korak 4. Koristite cijele rečenice
Mnogi zaposlenici pokušavaju zapisati što je moguće više podataka kako bi izvještaji izgledali neuredni. Ne dozvolite da vaš izvještaj izgleda kao zbrkana poruka.
- Na primjer, izbjegavajte upotrebu izraza "revidirani sadržaj" jer je prekratak. Bilo bi dobro upotrijebiti potpune rečenice da objasnite temu o kojoj razgovarate ili prenijeti informacije po tačku.
- Osim vašeg neposrednog nadređenog, vaš izvještaj može pročitati neko drugi, na primjer menadžer višeg nivoa. Stoga biste trebali dati jasne i detaljne informacije, umjesto da pretpostavljate da svi već znaju šta pokušavate reći ili učiniti.
Korak 5. Budite pozitivni i iskreni
Čak i ako postoje stvari koje treba popraviti, kasnije ih možete učiniti. Fokusirajte se na budućnost, a ne na prošle neuspjehe.
- Ne ostavljajte negativan, prigovarajući, mrzovoljan ili arogantan dojam. Pokažite pozitivan stav, radite u timu i ponizno objasnite svoja postignuća.
- Ako postoje stvari koje vam se ne sviđaju u kompaniji, nemojte ih zapisati u izvještaj. Iskoristite ovu priliku da dokažete zašto ste potrebni kompaniji.
Korak 6. Dokažite to, nemojte samo pričati
Pokušajte u izvještaj navesti konkretne informacije, a ne samo općenite izjave.
- Na primjer: umjesto da kažete: „Ja sam pouzdan zaposlenik. Stigao sam u ured i stigao u sobu za sastanke na vrijeme.” bolje da date točne podatke o posjećenosti i posebne dokaze da ste vrijedni poštovanja.
- Navedite dokaze (uključujući brojeve) koji podržavaju opće izjave kako bi vaš izvještaj bio korisniji i vjerodostojniji.
Pročitajte vezu:
Savjeti
- Napravite izvještaje unaprijed. Ne odlažite dok vam ne istekne vreme.
- Pokažite pozitivan stav!
- Ponovo pročitajte prošlogodišnji izvještaj o učinku kako biste se mogli jasno sjetiti ciljeva i zadataka koje ste postavili.
Upozorenje
- Ne pretvarajte se i ne lažite.
- Ne navodite negativne informacije o saradnicima u izvještajima o učinku.
