Odbijanje zahtjeva može biti teško, pogotovo ako je osoba koja podnosi zahtjev vaš šef. Čak i ako se potrudite učiniti sve što vaš šef od vas traži, postoje trenuci kada ne možete i morate reći ne. Razmislite o svojim razlozima i shvatite šta želite da kažete pre nego što upoznate svog šefa. Umjesto da izravno kažete "ne", pokušajte smisliti pozitivne alternativne prijedloge.
Korak
1. dio 3: Priprema odgovora
Korak 1. Napišite listu razloga zašto ne možete podnijeti zahtjev
Ako vas šef zamoli da preuzmete dodatni posao ili preuzmete zadatak ako nemate vremena ili je zadatak izvan opisa vašeg posla, korisno je navesti razloge zašto biste trebali odbiti zadatak. Mirno i racionalno razmislite o problemu i navedite razloge. Ove bilješke pomoći će vam da pripremite odgovor svom šefu.
- Postoje jednostavni razlozi zašto ne možete obaviti zadatak, poput obaveze da se brinete za svoju djecu ili planirate odmor.
- Ako niste sigurni da li vam zadatak odgovara, još jednom provjerite opis svog posla.
- Ako već imate veliko radno mjesto i ne možete prihvatiti drugi posao, morate dobro razmisliti kako se nositi s tim.
Korak 2. Analizirajte svoje prioritete u radu
Ako vam je raspored rada problem i niste sigurni možete li preuzeti dodatne zadatke, pokušajte analizirati svoje prioritete. Razmislite o novom zadatku s drugim i ocijenite možete li promijeniti postojeći posao. Samo izgovaranje "Nemam vremena" može natjerati vašeg šefa da preispita vašu efikasnost i efikasnost, pa ako vrijeme predstavlja problem, morate pokazati da možete prioritizirati zadatke i dovršiti ih na vrijeme.
- Napravite listu obaveza i sortirajte je po prioritetu i roku.
- Procijenite koliko će svaki zadatak trajati i provjerite postoji li šansa da ćete moći raditi na novom.
- Napravite uredne i jasne dokumente koji se mogu koristiti u razgovoru s nadređenima.
- Ovo je način da "pokažete" svom šefu da ne možete učiniti ono što se od vas traži, a ne samo da "kažete".
Korak 3. Stavite se na mjesto šefa
Prije nego razgovarate sa šefom, važno je da se pokušate staviti na njegovo mjesto i razumjeti njega i prioritete kompanije. Razumijevanje motivacije vašeg šefa pomoći će vam da formulirate bolji odgovor. Ako ne izvršavate određeni zadatak jer bi to moglo značajno koštati prihod kompanije, potreban vam je vrlo uvjerljiv argument i alternativa kako kompanija ne bi izgubila prihod.
- Ako samo želite prebaciti sastanak zbog prethodnih obaveza, razmislite o tome kako će ovo zakazivanje utjecati na vašeg šefa.
- Pokušaj da se stavite na njegovo mjesto pomoći će vam da predvidite kako će vaš šef reagirati na vas.
Korak 4. Zamislite jezik koji ćete koristiti
Korišćenje pravog tona glasa i jezika za izgovaranje ne bez odbijanja važno je. Upamtite, važno je uvijek koristiti neutralni jezik i izbjegavati promjenu situacije. Ne radi se o vama ili vašem šefu, niti o odnosu koji imate, bilo da se radi o dobroj ili lošoj vezi. Uvijek ukazujte na kompaniju i kako postići najbolje rezultate za poslovanje.
- Recite nešto neutralno i objektivno poput: "Ako obavim ovaj zadatak, neću imati vremena da završim ovonedeljni glavni izvještaj."
- Izbjegavajte subjektivne i lične odgovore. Nemojte reći "ne mogu to učiniti, previše posla za mene".
Dio 2 od 3: Razgovor sa šefom
Korak 1. Pronađite pravo vrijeme za šefa
Prije nego razgovarate sa šefom, morate pronaći pravo vrijeme za njega ili nju. Sigurno ne želite da ga vidite u stresno ili radno vrijeme. Možda dobro znate kako on radi, ali provjerite njegov dnevni raspored na računaru ako je moguće. Pitajte ga ima li slobodnog vremena jer želite o nečemu razgovarati, ovisno o kulturi i običajima u vašem uredu.
- Obavite privatni razgovor ako vam radna situacija dozvoljava da razgovarate sami sa šefom.
- Obratite pažnju na radni pritisak i stil rada vašeg šefa. Ako je neko ko voli biti aktivan ujutro, pokušajte razgovarati s njim prije ručka.
- Ako znate da je on uvijek na prvom mjestu, jednog jutra možete doći rano da ga vidite prije nego što stignu drugi zaposlenici.
Korak 2. Govorite jasno i koncizno
Kada razgovarate sa svojim šefom, važno je da brzo iznesete svoje mišljenje i ne izbjegavajte nevolje. Morate se potruditi da svoj stav iznesete na jasan i sažet način. Nemojte se vrtiti oko toga jer će vaš šef misliti da gubite vrijeme i izgubit ćete šefovo suosjećanje.
- Izbjegavajte reći "da, ali …" jer šef može samo čuti "da" i pomisliti da možete obaviti posao, ako možete bolje upravljati svojim vremenom.
- Umjesto da koristite negativne riječi poput "ali", pokušajte koristiti više pozitivnih riječi.
- Na primjer, umjesto da kažete "znam da ste me zamolili da napravim ovaj izvještaj, ali imam još puno posla", pokušajte reći nešto poput "imam ideju da reorganiziram opterećenje na ovom projektu".
Korak 3. Opišite svoje stanje
Vrlo je važno da razloge objasnite jasno i efikasno. Ako ne možete dati čvrst argument, vaš šef vjerojatno ne razumije zašto ne možete obaviti posao. Na primjer, ako se od vas traži da učinite nešto izvan opisa posla, trebali biste to objasniti i biti spremni objasniti svoj opis posla, ako je potrebno. Nemojte odmah otkrivati opis svog posla, ali budite spremni objasniti ga.
- Ako je vrijeme problem, potreban vam je stvaran i neporeciv razlog zašto ne možete obaviti zadatak koji vam je pri ruci.
- Otkrijte drugi posao koji se radi i koji je prioritet. Recite nešto poput: "Imam rok za dovršetak proljećnog izvještaja sljedeće sedmice, pa bi ovaj zadatak mogao biti poteškoća."
- Pokušajte naglasiti da će, ako vaš šef dodijeli zadatak nekom drugom, to biti od koristi toj osobi i kompaniji naglašavajući da je posao koji obavljate važniji.
- Objasnite svoju situaciju jasno i direktno, ali nikada na konfrontativan ili emotivan način.
Korak 4. Ne ostavljajte ga predugo
Ako odmah otkrijete da ne možete obaviti određeni zadatak ili da vam ne odgovara, nemojte dugo čekati da zakažete razgovor sa šefom. Ako dopustite, teže je reorganizirati posao koji još treba obaviti na vrijeme. Ako čekate do posljednjeg trenutka, gotovo je nemoguće ispuniti rok. Šef vam neće simpatizirati.
Dio 3 od 3: Ponuda pozitivnih alternativnih prijedloga
Korak 1. Predložite da promijenite svoje prioritete
Kada razgovarate sa šefom, važno je ne reći izravno "ne" ako to možete izbjeći. Umjesto toga, pokušajte pronaći načine za predlaganje pozitivnih alternativa koje ne zahtijevaju od vas da obavite zadatak za koji mislite da ga ne možete obaviti. Dobar način za to je da predložite svom šefu pomoć u preuređivanju vaših prioriteta. Time ćete pokazati svom šefu da želite raditi što je moguće produktivnije i bit će jasno da opterećenje nije konstantno.
- Zapišite svoj izvanredan rad i koliko vam je trebalo da završite svaki zadatak kako biste dokazali da ste dobro razmislili.
- Pitajte šefa riječima: "Možete li mi pomoći da promijenim prioritete?" će pokazati da ga želite uključiti u upravljanje svojim poslom.
- To će pokazati da cijenite njihovo mišljenje i tražite pomoć za učinkovitiji rad.
Korak 2. Preporučite kolegu
Drugi način da predložite pozitivne alternative jednostavnom odbijanju je da preporučite kolegu koji bi mogao preuzeti dodatni posao. Ako to učinite, pokazati ćete da ste razmišljali o zadatku i o tome ko je za njega najpogodniji.
- Pokazivanje da dobro prosuđujete i davanje prioriteta potrebama kompanije olakšat će vašem šefu da sljedeći put povjeruje vašoj prosudbi.
- Takođe će pokazati da razumijete šta se dešava u kancelariji i da ste zainteresovani za razvoj svojih saradnika.
Korak 3. Predložite novi radni aranžman
Ako vam je zadano puno posla u dogovorenim satima, ovo bi mogla biti prilika da razgovarate sa šefom o novim radnim aranžmanima. Na primjer, ako morate dugo putovati na posao koji smanjuje vašu produktivnost, mogli biste predložiti rad od kuće jedan dan u sedmici, čime ćete skratiti vrijeme na posao.
- Ako mislite da će vam fleksibilniji obrazac rada olakšati prilagođavanje zahtjevima radnog mjesta, nemojte se bojati to iznijeti.
- Uvijek razmišljajte o kulturi na svom radnom mjestu i o tome je li fleksibilniji rad održiva ideja.
- Dobro razmislite o svim prijedlozima prije nego što ih podnesete. Ne predlažite ideje koje nisu potpuno jasne.
Upozorenje
- Ako vas šef zatraži da učinite nešto nezakonito, imate pravo reći ne. Obratite se vlastima.
- Budite mirni i govorite normalnim tonom glasa.
