U životu ima mnogo događaja koji zahtijevaju da zatražite produženje vremena. Možda vam treba vremena za izradu domaćih zadataka ili imate problema s dovršenjem radnih projekata na vrijeme. U takvim trenucima trebali biste biti u mogućnosti napisati pismo u kojem ćete tražiti produženje roka efikasno i na odgovarajući način. Razmislite o svom zahtjevu, na primjer koliko vam vremena treba i zašto? Zatim napišite pismo u službenom stilu i pošaljite ga sa tragačem kako biste bili mirni.
Korak
Metoda 1 od 3: Sastavljanje sadržaja pisma
Korak 1. Pišite što je prije moguće
Kad znate da vam je potrebno proširenje, odmah pripremite pismo. Trebate dati primatelju što je više moguće vremena da odluči o vašoj situaciji. Također morate izgledati spremni uprkos činjenici da tražite prilagođavanje rasporeda.
Korak 2. Odredite koliko vam je dodatnog vremena potrebno
Uzmite u obzir sve faktore i postavite realan zahtjev. Ako je traženo vrijeme prekratko, možda ćete kasnije morati zatražiti produženje. Kad god je to moguće, rokovi se ne smiju propustiti. Zato je najbolje ako su vaše računice malo pretjerane.
- Ovisno o situaciji, ovo pismo možete razmotriti kao dio pregovora. U ovom slučaju, dobro je tražiti više vremena kako bi još uvijek bilo prostora za kompromis i pronašli sredinu.
- Izmjerite svoju brzinu na osnovu vašeg trenutnog napretka i dijela koji tek treba dovršiti. Na primjer, ako ste tri mjeseca radili na konsultantskom projektu, trebali biste moći procijeniti koliko posla još nije završeno.
- Imajte na umu da primalac pisma može imati i vremensko ograničenje. Možda i oni imaju rok koji bi sada trebalo pomjeriti. Na primjer, predavači obično moraju ocjenjivati fakultete sredinom semestra i moraju zakazati predaju studentskih zadataka prema roku.
Korak 3. Poznajte pravila
Saznajte tačan rok pre nego što zatražite prilagođavanje. Ne ostavljajte dojam da ne možete upravljati svojim vremenom tražeći produženje bez poznavanja trenutne situacije. Na primjer, neke vladine agencije zahtijevaju da podnesete zahtjev u roku od 24 sata od prvog kontakta. Ako to ne možete ispuniti, možete reći da je raspored pretijesan.
Korak 4. Uključite vjerovatno objašnjenje
Posvećujete vreme pisanju pisma, a primalac takođe ima vremena da ga pročita. Dakle, učinite ovo pismo smislenim. Razmislite o svom pravom razlogu i iskreno ga prenesite primatelju. Ne lažite i ne pretjerujte s razlozima jer ćete izgubiti sebe.
- Dobar razlog za to može biti želja za temeljitim i pažljivim radom. Na primjer, ako dovršavate projekt koji utječe na sigurnost velikog broja ljudi, navođenje ove činjenice u vašem objašnjenju bit će vam od koristi.
- Ako postoji nekoliko razloga, odaberite najbolji. Na primjer, ako odgodite ponudu za posao, recite da želite dodatno istražiti troškove kretanja (ako je to istina), nemojte reći da također čekate drugu ponudu.
Korak 5. Navedite neke odabrane detalje
Detalji će dati dašak autentičnosti i vještine u pisanju. Ovo je posebno važno ako pišete vladi ili grupi ljudi koje nikada niste lično upoznali.
- Na primjer, ako vam je djed umro dva dana prije isteka roka za esej na fakultetu, možda biste htjeli opisati događaj kao „porodični hitni slučaj“, a ne samo „hitan slučaj“. Također ćete morati spomenuti djedov odlazak i neke podatke o vašem povratku kući.
- Pripremite dokumente prije podnošenja zahtjeva. Možda ćete morati opisati svoju prijavu ili zaposlenje, posebno ako imate posla s vladom ili drugim službenim tijelima. Pokazivanje da ste do sada slijedili sve korake procesa dobro će doći u vašem slučaju.
Korak 6. Odaberite pozitivan stil i sadržaj
Niko ne želi čitati pismo koje sadrži žalbu. Umjesto toga, opišite negativni događaj brzo i izravnajte ga, a zatim prijeđite na pozitivno rješenje koje ste tražili. Na primjer, ako smatrate da je vaša početna plata preniska, mogli biste napisati: "Treba mi neko vrijeme da razmotrim vašu ponudu. Međutim, osjećam da mi veća plaća omogućava da radim efikasnije."
Korak 7. Istražite pismo prije slanja
Odvojite nekoliko minuta da ponovo pročitate pismo pre nego što ga pošaljete. Potražite uređivačke i tipkarske greške. Pokrenite program za provjeru pravopisa i gramatike na računaru. Zamolite svog pouzdanog prijatelja da ga pročita. Nemojte žuriti ili preskočiti ovaj korak jer ako pogriješite, naići ćete na neopreznost i to bi moglo utjecati na krajnji rezultat.
Metoda 2 od 3: Slijeđenje formalnih pravila pisanja pisama
Korak 1. Pripremite odjeljak naslova
Datum bi trebao biti u gornjem desnom kutu stranice. Preskočite jedan red ispod njega, zatim upišite adresu, također poravnatu udesno. Zatim preskočite drugi red i zapišite punu adresu primatelja poravnatog ulijevo.
Ako se zahtjev šalje putem e -pošte, možete izostaviti dio s datumom i adresom i prijeći direktno na pozdrav. Međutim, svakako koristite učinkovitu i jasnu temu. Na primjer, ako šaljete pismo predavaču, napišite temu "Zahtjev za proširenje javanskog istorijskog rada Andija Widodoa"
Korak 2. Upotrijebite formalni i potpuni pozdrav
Počnite sa "Dragi". Zatim slijedite naslov i ime. Na primjer, „Dragi. Gospodine Baskoro "ili" Dragi. Gospođo Darmawati ". Ponekad morate koristiti i kompliciran naslov, poput: „Draga. Profesore Abdurrahman "ili" Dragi. Raden Wiraningrat ".
- Čak i ako primatelja poznajete neformalno, ovo pismo je i dalje službeni zahtjev pa bi stil i sadržaj trebali biti formalni. Nemojte na primjer pisati "Zdravo, Don".
- Pokušajte pronaći određenu osobu koja će primiti vaše pismo. U suprotnom, vaše pismo će izgledati kao pismo u formatu. Na primjer, „Dragi. Raden Wiraningrat "bolji je od" Zainteresiranima ".
Korak 3. Koristite oblikovanje kratkih odlomaka
Telo pisma trebalo bi da se sastoji od samo 1-3 pasusa. U većini slučajeva možete otvoriti s 1-2 retka, objasniti zahtjev u 2-4 retka i zaključiti s 1-2 retka. Ako morate razviti najviše tri puna odlomka, odvojite uvod, tijelo i zaključak.
Da biste otvorili pismo, možete reći: "Ja sam Andi Widodo, učenik koji svakog ponedjeljka ujutro pohađa vaš čas javanske historije u prostoriji III-C." Ovo će probuditi sjećanje na predavača i on neće morati tražiti ko ste
Korak 4. Obratite pažnju na zaključne riječi
Ne zanemarite važnost čvrstih zaključaka. Upotrijebite ovu posljednju rečenicu da ponovite svoj slučaj (u jednom retku) i zahvalite se primatelju na izdvojenom vremenu. Mogli biste napisati: "Hvala vam na vremenu i pažnji."
- Zatvorite pismo formalnim pozdravom ispred svog imena. Neki od njih su "S poštovanjem", "S poštovanjem" ili "Uz svo dužno poštovanje".
- Ako vam je potreban odgovor u određenom roku, navedite te podatke na kraju. Možete ga staviti u red zahvalnosti. Na primjer, "Hvala na pažnji i radujem se što ću vas čuti sljedeće sedmice." Dok pišete ovaj odjeljak, pokušajte ne ostaviti dojam pritiska ili jurnjave za primateljem.
Korak 5. Unesite svoje puno ime i potpis
Ispod pozdrava "S poštovanjem" ostavite 3-4 reda prazna. Zatim upišite puno ime poravnato lijevo. Koristite prazan red za dodavanje originalnog potpisa. Ako će ovo pismo biti poslano putem e -pošte, možete izbrisati prazan red i samo unijeti ime.
Metoda 3 od 3: Slanje pisama primaocima
Korak 1. Napravite ili sačuvajte kopiju svog pisma
Nakon čitanja nacrta i prije slanja, fotografirajte pismo (preneseno u PDF), spremite nacrt na mreži ili ga fotokopirajte. Možda ćete morati zabilježiti datum isporuke ako nije isti kao datum pisma. Čuvajte ovu kopiju na sigurnom mjestu za lične datoteke.
Korak 2. Dostavite standardnom pošiljkom
Odnesite pismo u poštu, predajte ga službeniku ili ga stavite u poštanski sandučić. Ako želite sigurnost da je pošta primljena, zatražite uslugu praćenja.
Ako se pismo šalje poštom, pobrinite se da je odštampano na visokokvalitetnom štampaču sa dobrim mastilom. Pismo zahtjeva pisano rukom općenito se ne prihvaća
Korak 3. Pošaljite ga e -poštom
Ovo je vjerojatno najbolji način za slanje zahtjeva jer ne oduzima puno vremena i vrlo je pouzdan. Uvjerite se da je adresa e -pošte primatelja točna i uključite vaš identifikacijski broj, ako je relevantan, u temu.
- Primalac može vidjeti dan i vrijeme kada ste poslali e -poruku. Budite svjesni ovoga ako često šaljete e -poštu kasno noću.
- Provjerite je li vaša e -pošta formalna s adresom koju koristite. Predajte s računa profesionalnog izgleda. Primjer odgovarajućeg računa e -pošte za rad je "[email protected]".
- Ako šaljete pismo putem faksa, svakako pričekajte stranicu za potvrdu koja pokazuje da je vaše pismo uspješno poslano i primljeno.
Korak 4. Učinite zahtjev putem telefona umjesto pisma
Ako je vaš zahtjev hitan ili se bliži posljednji trenutak, možda bi bilo dobro da to zatražite lično putem telefona. Ako je to slučaj, držite se formalnog stava i koherentno iznesite svoj slučaj.
Savjeti
- Pokušajte napisati slovo od jedne stranice ili manje. Ovakvo pismo izgleda potpuno, ali lako za čitanje.
- Saznajte hoće li primatelj poslati odgovor, poput potvrdnog pisma.
Upozorenje
- Obećajte nešto realno. Ne dopustite da se vaše dodatno vrijeme troši na dodatne zadatke.
- Iskoristite ovo proširenje na najbolji način. Ne dozvolite da ponovo tražite produženje.
- Provjerite jeste li uključili sve potrebne formate. Neke organizacije zahtijevaju da koristite format slova koji su definirali.
