Račun za plaćanje, koji se često naziva i faktura, dokument je koji sadrži detalje o pruženim uslugama, kao i zahtjev za plaćanje, koji se podnosi osobi koja je izvršila kupovinu. Na primjer, ako ste vrtlar i dodali ste biljke na klijentovu početnu stranicu, uključite detalje o svojim uslugama u fakturu da biste dobili uplatu.
Korak
1. dio od 3: Odabir formata
Korak 1. Kreirajte profesionalnu fakturu
Ako često pišete fakture, dobra je ideja stvoriti predložak fakture koji možete mijenjati svaki put kada klijentu pošaljete novu fakturu. Ovaj predložak je posebno koristan za izvođače radova ili druge koji kontinuirano pružaju usluge. Predloške faktura možete stvoriti pomoću svog omiljenog programa za obradu teksta ili ih potražiti na internetu.
- Račun obično uključuje naslov s vašim imenom ili imenom vašeg preduzeća, adresom i telefonskim brojem, kao i logotip kompanije, zajedno s detaljima o pruženim uslugama, iznosom za plaćanje i uputama za plaćanje.
- Računi se obično stvaraju elektronički, numerišu i čuvaju na računaru. Na taj način uvijek imate kopiju računa i ne morate brinuti da ćete izgubiti papir za naplatu. Međutim, svakako napravite sigurnosnu kopiju datoteke s fakturom pomoću usluge za pohranu datoteka na mreži, poput Google diska ili Dropboxa. Na taj način, ako tvrdi disk vašeg računara otkaže, i dalje ćete imati kopiju faktura.
- Odaberite sustav numeriranja koji vam olakšava organiziranje dokumenata. Jedna od opcija je korištenje datuma kreiranja. Dakle, "FTR311216" je račun kreiran 31. decembra 2016. Ako kreirate više od jedne fakture u danu, unesite inicijale dobavljača.
Korak 2. Odaberite knjigu računa
Knjige s fakturama mogu se kupiti u knjižarama ili stacionarnim trgovinama. Ova knjiga sadrži prostore za popis pruženih usluga i različite podatke o plaćanju. Svaki put kada napišete račun za plaćanje, samo trebate popuniti predviđeno prazno mjesto.
- Knjige računa su korisne za ljude koji pišu fakture za robu koju prodaju. Na primjer, ako prodajete domaće kolače, možda će biti lakše napisati račun umjesto stvaranja fakture na računaru svaki put kada prodajete.
- Odaberite knjigu računa koja ima sloj jednakog papira iza svake prazne fakture tako da vi i vaš kupac možete dobiti po jednu kopiju.
- Međutim, i dalje vam je potrebno zaštićeno područje za pohranu. Kopiju računa obavezno čuvajte u sefu protiv požara.
Korak 3. Koristite sistem plaćanja na mreži
PayPal ili Square omogućuju slanje faktura. Međutim, usluga se naplaćuje (2,9% + US $ 30 centi po fakturi od januara 2017.), ali pogodnost elektronskog plaćanja čini ovu metodu pouzdanijom.
- Na svom PayPal računu odaberite opciju menija "Pošalji i zatraži" pri vrhu. Zatim odaberite "Stvaranje i upravljanje fakturama" (kreiranje i upravljanje fakturama). Konačno, kliknite gumb "Kreiraj" za kreiranje novog računa.
- Morate znati klijentovu e -adresu da popunite odjeljak "Račun za:" u fakturi. PayPal ili Square će naplatiti račun s tom adresom e -pošte.
Korak 4. Nabavite prilagođenu aplikaciju za fakturiranje
Aplikacije za fakturiranje poput Invoice2go omogućuju vam slanje i praćenje računa s vašeg telefona te postavljanje podsjetnika za automatsko plaćanje. Kupci mogu platiti putem interneta kreditnom ili debitnom karticom.
Korak 5. Kreirajte račune pomoću računovodstvenog softvera
Ako koristite računovodstveni softver za upravljanje svojim poslovanjem, potrebno je uključiti sistem fakturiranja. Na primjer, QuickBooks ima dugme "Faktura" prilagođeno korisniku na nadzornoj ploči koje vas vodi kroz proces. Vaši klijenti neće imati mogućnosti trenutnog plaćanja, ali možete pratiti status naplate zajedno s drugim poslovnim podacima.
Dio 2 od 3: Uključujući osnovne informacije
Korak 1. Uključite informacije o kompaniji
Bilo da plaćate na računaru ili koristite knjigu računa, napišite naziv kompanije na vrhu. Uključite sljedeće podatke odmah ispod naziva vaše kompanije:
- Puna adresa kompanije
- Telefonski broj kompanije
- Adresa e -pošte ili bilo koje kontakt informacije
Korak 2. Zapišite datum
Vi i klijent morate znati datum fakture. To je zato što se rok dospijeća plaćanja obično zasniva na datumu kreiranja računa.
Korak 3. Broj fakture, ako je potrebno
Brojevi računa će vam biti potrebni uzastopno prema broju transakcija izvršenih s klijentom. Na primjer, ako ste istom klijentu prodali kolač u 3 različita događaja, faktura za treću prodaju bit će označena brojem 3.
- Ako koristite stacionarni listić sa fakturom kupljen u trgovini, faktura bi već trebala biti numerirana.
- Ako koristite računovodstveni softver ili PayPal, račun će također biti automatski numeriran.
Korak 4. Zapišite podatke o klijentu
Uključite ime kupca ili klijenta ili kompanije. Ako klijentima pružate usluge izvođača, trebali biste navesti i adresu i telefonski broj kompanije.
3. dio 3: Pisanje određenih stvari
Korak 1. Napišite opis pruženih usluga
Uključuje sve radove, usluge ili proizvode koje klijent pruža. Ako pružate više od jedne usluge, navedite svaku na listi. Uključite sljedeće informacije o usluzi ili proizvodu na srodnu listu:
- Pružene usluge ili proizvodi. Na primjer, "torta za rođendan s ukrasima Thomas."
- Datum isporuke usluge
- Naknada za uslugu
- Nakon što je svaki proizvod ili usluga na popisu, izračunajte ukupnu vrijednost i uključite konačni zaračunati iznos.
Korak 2. Odredite posebne uslove plaćanja
Ako želite da se račun plati prije određenog datuma, uključite te podatke. Unesite detalje o vrsti prihvaćenog plaćanja, bilo gotovinom, čekom ili kreditnom karticom.
Izračunajte i porez koji će se dodati trošku. Potražite važeće porezne stope u svojoj zemlji kako biste mogli točno odrediti iznos koji se naplaćuje
Korak 3. Navedite dodatne informacije
Na dnu fakture napišite opis politike povrata. Također možete iskoristiti ovu priliku da se zahvalite klijentu i navedete druge proizvode ili usluge koje također nudite.
