Ako vaš posao zahtijeva da kontaktirate klijente telefonom, vjerojatno ćete puno ostavljati glasovne poruke. Međutim, šta tačno treba reći nakon što se na telefonu začuje bip? Dostavljanje svih relevantnih informacija putem govorne pošte može biti zastrašujuće, pa se mnogi detalji zanemaruju. Zamijenite improviziranu dostavu glasovnih poruka ispravnim sistemom. Kroz nekoliko točaka koje se lako pamte, možete osigurati da se sve važne informacije prenose primatelju, tako da će se povećati šanse za povratni poziv.
Korak
Metoda 1 od 3: Predstavljanje sebe
Korak 1. Koristite odgovarajući ton glasa
Čim se poruka počne snimati, govorite jasnim i lako čujnim glasom. Ne mrmljajte i ne govorite prebrzo. Pokušajte učiniti da vaš glas zvuči privlačno i energično kako biste privukli pažnju slušatelja. Čak i ako vas ne može vidjeti, ton će vam biti jasan. Stoga, pazite da koristite pravi ton glasa.
- Izgovorite svaku riječ naglas. Loš signal može vam zamagliti glas, pa čak i učiniti da vam riječi ponestanu. Glas običnog razgovora može se nejasno čuti tokom poziva.
- Kvaliteta vašeg glasa trebala bi odražavati svrhu poziva. Na primjer, možete ostaviti glasnu glasovnu poruku kako biste svojoj nećakinji čestitali na završetku škole. Međutim, ako želite izraziti sućut, ostavite ozbiljnu poruku s poštovanjem.
Korak 2. Recite svoje ime
Navedite svoje ime na početku poruke. Na ovaj način će osoba na pozivu znati ko ste. Jednostavne riječi, poput "Ovo (vaš nadimak)" mogu se koristiti u raznim situacijama. Možete koristiti i ljubaznije rečenice, poput "Moje ime je (puno ime)" ako vas osoba koja vas zove nikada nije upoznala. Prijatelji i porodica vas mogu prepoznati bez dodatne identifikacije. Ako je poziv povezan s poslom, primatelju poziva je potrebno ime da bi znao svrhu poziva, kako bi mogli ličnije komunicirati.
- Gore navedeni koraci zvuče trivijalno, ali nervozni pozivatelji ih često zaborave prilikom ostavljanja glasovnih poruka.
- Ako imate profesionalni naziv ili opis sebe koji pozivaocu mogu pomoći da vas identificira, navedite ga iza svog imena. Na primjer „Moje ime je Dr. Arief, radiolog u Općoj bolnici Tangerang”, ili“Ovo je Tasya, ja sam Selvyjeva majka koja je u istom razredu kao i vaše dijete.”
Korak 3. Navedite svoj telefonski broj
Navedite svoj telefonski broj nakon spominjanja imena. Većina primatelja telefona čekaju do kraja glasovne pošte da dobiju podatke o kontaktu, ali ako ih primatelj ne ukloni odmah, morat će započeti poruku iznova. Ne zaboravite govoriti polako i jasno kada spominjete telefonski broj kako bi ga primalac mogao dobro čuti.
- Jednostavan način da izgovorite telefonski broj na početku poruke je da kažete nešto poput „Ovo je (vaše ime), moj broj (vaš telefonski broj)“ili „Ovo je (vaše ime) sa broja (vaš telefonski broj)).”
- Iako funkcija ID pozivatelja omogućava primatelju da vidi vaš broj, ipak se preporučuje da navedete telefonski broj u slučaju da vaš broj nije spremljen ili želite da vas primatelj pozove na drugi broj.
Korak 4. Uspostavite vezu
Kad čujete glasovne poruke vezane za posao od nepoznatih pošiljatelja, ljudi će početi osjećati sumnju ili će izgubiti interes ako ne znaju tko ste i koja je svrha poziva. Umirite ih spominjanjem imena poznatog prijatelja ili osobe koja je dala broj. Opet, ova metoda može učiniti da se poziv učini ličnijim. Govorna pošta neće biti očekivana i najvjerojatnije ćete dobiti odgovor koji očekujete.
- Pokušajte napraviti kratak uvod kako biste obavijestili slušatelje, poput: "Dobio sam ovaj broj od Andija, koji je rekao da ćete prodati svoj čamac."
- Čak i ako ne zovete poslovno, uspostavljanje lične veze može učiniti da se primalac osjeća ugodnije. "Ovo je Bob, vaš komšija preko puta kuće" zvuči prijateljskije nego "Ovo je Bobby Rahmadika Setiawan".
Metoda 2 od 3: Objašnjenje vaših potreba
Korak 1. Unaprijed razmislite šta ćete reći
Prije nego što napustite govornu poštu, morate znati šta pokušavate prenijeti. Ovo nije problem ako imate na umu određeni cilj, ali slušanje zvučnih signala koji signaliziraju snimanje govorne pošte može svakoga učiniti nervoznim. Podijelite informacije koje želite prenijeti na nekoliko točaka, a zatim objasnite sve prije nego što poklopite slušalicu.
- Posebno za vrlo važne glasovne poruke, možete napisati grubu skriptu prije snimanja poruke.
- Ako iznenada zamuckujete, usredotočite se na to da ukratko spomenete svoje ime, podatke za kontakt i razlog poziva.
- Zamislite da šaljete glasovnu poruku kako biste ostavili romantičnu poruku u vezi sa sastankom prethodne noći. Zamišljanje glasovne poruke koju ćete poslati prije snimanja poruke može vam dati hladan, miran i ugodan osjećaj umjesto da budete nervozni i stidljivi.
Korak 2. Neka vaša poruka bude kratka
Ograničite svoju govornu poštu na 20-30 sekundi. Rijetko će vam trebati glasovna poruka dulja od tog trajanja. Ne želite da se primatelji umore od predugih i slovnih poruka. Ostanite fokusirani i prenesite poruku direktno na stvar. Kratke poruke mogu izazvati znatiželju pa je primatelj zainteresiran za uzvraćanje poziva.
- S druge strane, ako je vaša govorna pošta prekratka, primatelj može smatrati da je nevažna, a zatim je izbrisati, a da ga prethodno ne saslušaju. To se može dogoditi ako pozovete s nepoznatog broja.
- Svrha napuštanja govorne pošte je da natjerate nekoga da uzvrati poziv, a ne da podijeli sve podatke koje biste htjeli dati prilikom direktnog poziva.
Korak 3. Pokrenite govornu poštu s najvažnijim podacima
Nemojte lupati po grmlju sa razlozima za pozivanje. Ako samo želite pitati kako ste, samo to recite. Ako želite ponuditi određenu stavku ili potvrditi termin, recite to. Slušatelji će brzo izgubiti interes i izbrisati poruku ako ne navedete svrhu poziva na početku poruke.
- Imate jako malo vremena da prenesete poruku. Ako previše govorite, slušatelji mogu isključiti poruku prije nego što dobije važne informacije.
- Bolje je izravno prenijeti loše vijesti, poput "Tata je u bolnici", a zatim iskoristiti ostatak vremena za prenošenje suosjećanja i objašnjenja, umjesto da se okrećete unaokolo dok slušalac ne bude zabrinut.
Korak 4. Ostavite poruke lično i organski
Oduprite se želji da govorite ukočeno kao kad razgovarate telefonom. Budite prijateljski raspoloženi, budite svoji i govorite prirodno. Ljudi mogu uočiti prodavača koji ih pokušava natjerati da nešto kupe, i vjerojatnije je da će slušati vašu govornu poštu ako se osjećaju pristojno.
Govoreći kao da čitate scenarij ostavit će se dojam da je slušalac samo jedan od mnogih ljudi koje pozovete da ponude isto
Metoda 3 od 3: Zatvaranje govorne pošte
Korak 1. Unesite posebno pitanje ili zahtjev
Kada završite poruku, objasnite zašto želite da primalac uzvrati poziv. Postavite određeno pitanje ili podnesite zahtjev koji će ga motivirati da podigne slušalicu. Ako se primatelj osjeća zbunjen ili nesiguran u vezi s vašim odredištem nakon što je čuo govornu poruku, poruka je bila neuspješna.
- Pokušajte upotrijebiti fraze poput "Javite mi ako vam se sviđa recept" ili "Bilo bi mi zanimljivo čuti vaše ideje o ovom prijedlogu."
- Ljudi su motiviraniji da nazovu ponovo ako podnesete određeni zahtjev, umjesto da jednostavno kažete "Pozovi me, u redu."
Korak 2. Ponovo unesite svoje ime i podatke za kontakt
Završite poruku ponavljanjem svog imena i telefonskog broja. Ponovite svoj telefonski broj dva puta kako primalac ne bi čuo pogreške i mogao da pravi beleške. Obavezno navedite sve korisne detalje kada primalac uzvrati poziv, na primjer kada imate vremena i kada je najbolje vrijeme za poziv.
- Izgovaranje telefonskog broja više od dva puta na kraju poruke je previše i može biti uvredljivo za primatelja poruke.
- Ne morate vježbati ovaj korak ako se poruka ležerno prenese prijateljima ili porodici.
Korak 3. Nemojte doslovno završavati poruku
Kad dođe vrijeme za prekid slušalice, nemojte nastavljati čavrljati niti nepotrebno produžavati poruke. Ako primalac nije neko do koga vam je stalo, nema potrebe ostavljati slatke reči. Što je vaša poruka duža, primatelj će dobiti manje pažnje. Dakle, ne gubite fokus na kraju. Zahvalite mu na utrošenom vremenu i dopustite mu da nastavi komunikaciju.
- Završne riječi poput "Radujem se što ću vas čuti" mnogo su toplije i efikasnije od sirastih komercijalnih riječi, poput "Želim vam ugodan dan."
- Nemojte žuriti sa zaključcima ili sažeti svoju poruku na kraju. Ako primatelj treba uvježbati određene detalje, on ili ona mogu kasnije ponoviti vašu poruku.
Savjeti
- Sjetite se kada ste dobili govornu poštu zbog koje ste pomislili: "Šta ta osoba želi?" Ostavite glasovnu poruku koju želite čuti.
- Navedite e -adresu ili podatke za kontakt pored svog telefonskog broja ako je to još uvijek važno za vašu interakciju s primateljem poruke.
- Ne zaboravite spomenuti datum ako ostavite poruku s podacima o vremenu.
- Smile! Vaš osmijeh će biti izražen, čak i ako nije vidljiv.
- Ako zovete radi obrade osjetljive teme, ograničite podatke podijeljene u govornoj pošti tako da niko drugi ne može čuti.
- U hitnim slučajevima ili prirodnoj katastrofi, upotrijebite govornu poštu da pokažete da ste dobro.
Upozorenje
- Ako pokušavate natjerati nekoga da nazove, nemojte mu govoriti o prošlim neuspjesima poziva. To će slušaoca iznervirati i neće se osjećati ugodno poslovati s vama.
- Profesionalno, uvijek biste trebali ostaviti govornu poštu ako se osoba na telefonu ne javi. Vidjeti mnogo propuštenih poziva bez govorne pošte znači da vaše poslovanje nije važno.
