Poslovni proces je sistem koji kompanija koristi za postizanje svojih ciljeva. Ovaj proces se može tumačiti i kao koraci preduzeti za stvaranje vrijednosti za kupce. Menadžeri analiziraju poslovne procese kako bi procijenili koliko dobro funkcioniraju. Menadžer prvo analizira trenutno pokrenute procese. Nakon toga, menadžment može utvrditi promjene radi poboljšanja postojećih procesa. Poboljšanja procesa mogu pomoći kompanijama da uštede vrijeme, smanje troškove ili stvore proizvode koji su prikladniji za kupce.
Korak
1. dio 2: Određivanje načina na koji se stvaraju poslovni procesi
Korak 1. Definirajte poslovne procese
Poslovni procesi odnose se na aktivnosti koje zaposlenici svakodnevno obavljaju radi postizanja organizacijskih ciljeva. Ovaj proces odražava postupke kompanije za postizanje određenih ciljeva. Poslovni proces mora uključivati sve varijacije ili izuzetke procesa. Da biste razumjeli kako analizirati poslovni proces, morate razmotriti kako je poslovni proces kreiran.
- Uzmite u obzir opseg zadatka. Na primjer, ažurirate proces koji se koristi za slanje računa klijentima. Opseg zadatka odnosi se na to koliko je širok opseg zadatka koji treba izvršiti. U ovom slučaju, pretpostavimo da su opseg sve fakture poslane klijentu. Utvrđujete da se u mjesec dana klijentima u prosjeku pošalje 200 računa.
- Odredite željeni rezultat. Razmislite šta ovaj proces pokušava postići. U ovom slučaju želite da se računi točno šalju svakom kupcu čim se proizvod isporuči. Prilikom podnošenja narudžbe poslat ćete fizičku kopiju računa. Takođe ćete svakom klijentu poslati elektroničku fakturu.
- Navedite podprocese koji su u procesu. Što je proces specifičniji, lakše ga je analizirati i poboljšati.
- Dokumentirajte poslovne procese. Možete dokumentirati proces kao popis koraka i razmotriti njihovo prikazivanje u dijagramu toka. Procesi često prelaze više odjeljenja u velikim organizacijama. Proces stvaranja računa, na primjer, uključivao bi odjele za obračun i računovodstvo.
- Definirajte različita odjela ili funkcije entiteta u procesu zajedno sa svim ulazima i izlazima. Na primjer, za izradu platnog lista potreban je unos proizvodnog odjela kako bi se utvrdio broj i sati zaposlenih radnika, odjela za ljudske resurse kako bi se utvrdile stope i smanjenja plaća itd.
- Navedite sve izuzetke u procesu. Gotovo sve poslovne procedure imat će iznimke i varijacije. Na primjer, možda ćete moći postići da neki klijenti dobiju velike popuste. Ovaj kupac naručuje proizvode u velikim količinama. Omogućavanjem velikog popusta osoblje za naplatu odbija iznos popusta izračunat u softveru za fakturisanje. Veliki popusti moraju se unijeti ručno da biste stvorili tačnu fakturu.
Korak 2. Dokumentujte poslovni proces i razmislite o tome koju vrstu poslovnog procesa da kreirate
Odvajanje nekoliko poslovnih procesa prema vrsti pomoći će analizi poslovnih procesa i poboljšanju procesa. Ako su dva procesa istog tipa, nadogradnje procesa mogu biti slične. Određeni proces može biti operativan, proces podrške ili proces upravljanja.
- Operativni procesi odnose se na svakodnevne zadatke isporuke proizvoda kupcima. Proces stvaranja računa za klijente može biti uključen u operativni proces. Vrlo je važno klijentima slati tačne račune kako bi se plaćanja mogla naplatiti što je brže moguće.
- Procesi podrške se odnose na aktivnosti operativne podrške vaše kompanije. Odjel za ljudske resurse primjer je područja za podršku kompanijama. Ovo odjeljenje podržava menadžere odjela u intervjuima i zapošljavanju novih zaposlenika. Iako ljudski potencijali nisu direktno povezani s klijentima, oni podržavaju operativni odjel.
- Svakoj organizaciji je potreban menadžment za vođenje cjelokupnog poslovnog smjera kompanije. Proces planiranja i implementacije budžeta je proces upravljanja. Sve kompanije trebale bi imati formalni proces budžetiranja. Ovaj proces bi trebao uključivati menadžment koji razgovara o budžetu kompanije sa finansijskim menadžerom.
Korak 3. Analizirajte poslovne procese kako biste pronašli simptome neefikasnosti procesa
Poslovni procesi se sastoje od ulaza (ulaza) i izlaza (izlaza). Rad, energija, materijali i kapitalna oprema smatraju se inputima. Inputi su sredstva koja se koriste za stvaranje prihoda i dobiti. S druge strane, izlaz je fizički proizvod ili usluga. Inputi ulaze u proces i proizvode rezultate. Morat ćete provesti analizu kako biste utvrdili neefikasnost ovog procesa.
- Vaš proces mora efikasno koristiti inpute za proizvodnju rezultata. Na primjer, upravljate podružnicom servisne radionice. Vaš doprinos je rad, oprema i dijelovi. Vaš rezultat su usluge popravka vozila za korisnike.
- Dugo vrijeme popravke ili zaostatak u radu pokazatelj su neefikasnosti procesa. Problem može nastati zbog rasporeda popravaka nekih korisnika koji su preblizu.
- Indikacije neefikasnosti procesa mogu se vidjeti i ako troškovi zamjene dijelova daleko premašuju budžet. U ovom slučaju problem može biti specifičan za odjel za nabavku ili dijelove od dobavljača.
- Odredite koje procese treba poboljšati na osnovu identificiranih problema. Morate dati prioritet nekoliko poslovnih procesa. Odaberite proces koji ima najveći utjecaj na vaše poslovanje. Na primjer, možda ćete htjeti prvo popraviti vrijeme izvođenja. Dugo vrijeme obrade rezultirat će gubitkom kupaca u kompaniji. Dajte prioritet poboljšanju procesa.
2. dio 2: Analiza poslovnog procesa
Korak 1. Razgovarajte sa ključnim ljudima o procesima u kompaniji
Nakon što utvrdite da se proces treba poboljšati, razgovarajte o procesu s ljudima odgovornim za njegovu provedbu. Odvojite vrijeme za intervjuiranje ključnih učesnika i zatražite poboljšanja koja bi se mogla napraviti.
- Pitajte o postupcima osoblja i zašto.
- Odredite ulaz potreban za izvršavanje svakog zadatka i gdje ćete dobiti svaki ulaz. Ako kompanija proizvodi traperice, morate znati ko je dobavljač trapera i učestalost slanja sirovina kompaniji.
- Odredite rezultate svakog zadatka i ko će ih primiti. Ako upravljate radionicom, osoblje radionice treba dokumentirati svoj rad. Osoblje za popravke mora proslijediti informacije odjelu za naplatu, koje zatim generira račun za kupca.
- Zatražite prijedloge o tome kako riješiti neefikasnosti procesa koje vaše osoblje pronađe.
Korak 2. Kreirajte poslovni dijagram toka za svaki proces
Dijagrami toka procesa mogu vam pomoći u opisivanju poslovnih procesa. Možete koristiti dokumentaciju iz rasprave o procesu za kreiranje dijagrama toka. Ovaj dijagram toka trebao bi sadržavati sve korake potrebne za dovršetak određenog poslovnog procesa.
- Važno je napomenuti da dijagram toka poslovnih procesa treba sadržavati samo definirane procedure koje zaposlenici moraju slijediti.
- Dijagrami toka mogu se crtati ručno ili pomoću softvera. Programi Word i proračunske tablice sa mogućnostima mapiranja mogu se koristiti za stvaranje dijagrama toka. Također možete pronaći specijalizirani softver za izradu dijagrama toka.
- Dijagrami toka su vrlo korisni alati za jasno sagledavanje poslovnih procesa pred vama. Ovaj alat će znatno olakšati prepoznavanje i ispravljanje neefikasnosti.
- Nakon što se izvrše promjene u procesu, ponovno pregledajte rezultate i provjerite je li se proces poboljšao prema vašim očekivanjima. Ako nije, ponovite postupak analize i pokušajte identificirati područja koja je potrebno poboljšati. Analiza poslovnih procesa je stalna aktivnost u vašem poslovanju.
Korak 3. Sprovedite brainstorming sesiju kako biste pronašli poboljšanja procesa
Mnogi procesi uključuju više od jednog odjela unutar vašeg poslovanja. Grupne sesije će identifikovati neefikasnosti procesa koje utiču na više odeljenja. Ove sesije takođe mogu potvrditi informacije date tokom ličnih razgovora sa učesnicima.
- Sažmite primljene informacije i podijelite ih sa sudionicima procesa. Ovo će uključivati učesnike koji su ranije imali ili nisu imali intervju. Zatražite povratne informacije od svih. Ove povratne informacije pružit će dodatne upute za vašu analizu.
- Informacije dobijene od učesnika u procesu trebale bi vam dati jasnu ideju o tome kako proces funkcionira i u čemu je problem.
- Međuljudska diskusija postaje osnova za promjene procesa. Promjene mogu biti smanjenje troškova, smanjenje vremena ciklusa procesa, pojednostavljenje procesa ili poboljšanje usluga korisnicima.
