Pisane politike i procedure opisuju smjernice, pravila, fokus i principe organizacije. Općenito, politike i procedure uključene su u priručnike za zaposlenike. Način pisanja poslovnih politika i procedura zavisi od ciljeva same kompanije.
Korak
1. dio od 5: Okvirni poslovni ciljevi
Korak 1. Napravite listu ciljeva
Kao menadžer ili vlasnik preduzeća, znate ciljeve kompanije. Razmotrite stvari poput prodajnih ciljeva, ciljeva zaposlenika i menadžmenta te poslovne pozicije koju očekujete u sljedećih nekoliko godina.
- Pokušajte postaviti ciljeve koji nisu samo specifični, već i dostižni i vrijedni težnje. Na primjer, postavite finansijske ciljeve koji su vam nadohvat ruke i postavite ciljeve učinka zaposlenika koji se mogu postići slijedeći politike i procedure koje ćete postaviti.
- Nakon što postavite svoje ciljeve, pobrinite se da se prihvatite kao vlasnik preduzeća ili menadžer. Postavljanje ciljeva važan je prvi korak u razvoju politika i procedura. Zatim, ništa manje važno nije poštivanje.
Korak 2. Zapišite listu poslova i procedura
Razmislite o svakodnevnim događajima i zadacima u svom poslu. Zapišite svaki posao koji morate obaviti svaki dan kako bi posao nesmetano tekao.
Uzmite u obzir sljedeće: Koji zadaci zahtijevaju formalni opis ili usmjerenje? Koji se postupci moraju dosljedno provoditi na isti način? Umjesto da se fokusirate na ručni rad koji ne zahtijeva mnogo uputa, fokusirajte se na veće zadatke
Korak 3. Navedite moguće probleme i rješenja
Politike se stvaraju kako bi se osiguralo da sve teče glatko i da zaposlenici i menadžeri imaju standarde učinka. Razmislite o problemima koji bi mogli nastati u nedostatku politike. Na taj način možete smisliti politiku koja vam je potrebna.
Kada razmišljate o potencijalnom problemu, potražite kratak pregled načina rješavanja ili rješavanja problema. Razmislite o pitanjima u vezi sa svakodnevnim poslovnim aktivnostima, kao što su finansije, interakcije između zaposlenih i kupaca, te ponašanje i stavove zaposlenih
Dio 2 od 5: Pisanje poslovne politike
Korak 1. Navedite kategorije politika
Nakon što razmotrite različita moguća pitanja koja je potrebno riješiti politikom, razmislite o kategorijama svakog od njih. Na primjer, koristite kategorije kao što su sigurnost, raspoređivanje, ponašanje, plaća, beneficije, godišnji odmor ili odsustvo i diskriminacija.
Kasnije pri sastavljanju priručnika, politike koje su već podijeljene u kategorije pomoći će vam u organizaciji priručnika i njegovih odjeljaka. Kategorije vam također pomažu da odlučite šta je najvažnije i mogu ih detaljnije raščlaniti
Korak 2. Upotrijebite okvirni format za razbijanje različitih politika u okviru svake kategorije
Predložak vam omogućava da dublje proniknete u aspekte svake politike ili kategorije i da dodajete termine i specifikacije u toku kretanja. Koristite brojeve za sortiranje svakog odjeljka ili kategorije.
Počnite s kratkim pregledom. Zatim, nakon što zapišete sve početne ideje, možete se vratiti na prikaz i dodati ili proširiti dok se mijenjate
Korak 3. Razmislite o odgovarajućim posljedicama za kršenje pravila
Politike omogućavaju preduzećima da pravilno funkcionišu, a takođe služe i kao standardi kojih se zaposleni i menadžment moraju pridržavati. Politike takođe služe kao pisani dokumenti u kojima se opisuje način rješavanja pitanja ili kršenja politike. Ovo je posebno važno kada i ako su potrebne radnje za rješavanje problema.
Kada su zapisane u službenim dokumentima, politike mogu pokriti zakonska prava i obaveze zaposlenih i kompanije. Politika uključuje informacije o pravima na zapošljavanje osoba s invaliditetom, porezima i zabranama diskriminacije i uznemiravanja na radnom mjestu. Obavezno unesite podatke u skladu sa važećim zakonom
Korak 4. Uspostavite jasnu politiku otpuštanja
Ako morate otpustiti zaposlenika zbog kršenja pravila, ova pisana politika poslužit će kao dokaz ako zaposlenik vjeruje da je nepravedno otpušten. Odvojite dio za raspravu o pravilima za otpuštanje.
Također biste trebali kreirati politiku zapošljavanja. Na primjer, provjere prošlosti prije nego što se kandidat zaposli, ili probni rad nakon zapošljavanja zaposlenika i prije nego što postane stalni zaposlenik. Pobrinite se da stvorite i opišete jasne uslove
Korak 5. Koristite jasan aktivni jezik
Napišite sve politike jasno na takav način da se ne tumače pogrešno ili pogrešno. Ako postoji drugo tumačenje, razmislite o prepisivanju na drugom jeziku.
Na primjer, nemojte pisati: "Dodatno bolovanje može se odobriti pod određenim okolnostima." Umjesto toga napišite "Dodatno bolovanje se odobrava samo uz izričitu dozvolu dežurnog upravnika."
Dio 3 od 5: Postupci pisanja
Korak 1. Odredite koji poslovi zahtijevaju detaljne procedure
Ne zahtijevaju svi poslovi ili incidenti detaljna uputstva. Odredite prioritete zadacima ili procedurama koje je potrebno dosljedno obavljati, poput plata ili rasporeda.
Prilikom odlučivanja o tome koji postupci zahtijevaju detalje, razmislite o sljedećim pitanjima: Je li postupak bio dug ili kompliciran? Koje su posljedice ako dođe do greške u implementaciji? Jesu li primijenjene nedavne važne promjene? Da li ovaj postupak zahtijeva važne ili opsežne dokumente? Da li su zaposleni često zbunjeni procedurom?
Korak 2. Prikupite informacije potrebne za svaku proceduru
Prije nego što opišete postupak, morate znati sve korake i njihove aspekte. Razmotrite pitanja zaposlenih koja su se pojavila i sve probleme na koje ste možda naišli.
Čak i ako imate sve informacije, i dalje ćete se morati držati osnova same procedure. Razmislite o tome šta čitatelji ili zaposlenici trebaju razumjeti i provesti postupak
Korak 3. Koristite sve informacije da napišete jasnu proceduru
Koristite aktivni jezik. Pokušajte izbjeći dugačke i suvišne riječi. Pazite da ne koristite jezik koji je teško razumljiv, uključujući žargon koji zaposleni možda ne poznaju.
Na primjer, umjesto da napišete "Osoblje rastrgnute primitke o platnim spiskovima mora se čuvati u financijskom dosjeu", upotrijebite sljedeći jezik, "Čuvanje poderanih primitaka o platnim spiskovima u finansijskom dosjeu."
Dio 4 od 5: Razumijevanje zakonitosti
Korak 1. Unesite odjeljak o politici borbe protiv diskriminacije
Svi vlasnici preduzeća moraju se pridržavati politike borbe protiv diskriminacije koju je utvrdila vlada. Obavezno uključite informacije o politici zajedno s očekivanjima da se svi zaposlenici pridržavaju iste.
Podaci o jednakim mogućnostima zapošljavanja također bi trebali biti uključeni u politiku, kao i zakon o pravu na rad za osobe s invaliditetom i politika o uznemiravanju
Korak 2. Provjerite je li vaša politika legalna
Morate osigurati da su sve sastavljene politike poštene i u skladu sa zakonom. Postoji mnogo resursa koje možete koristiti da saznate je li vaša politika u skladu s važećim zakonom.
Također možete zatražiti od pravnog savjetnika da prouči politike koje ste izradili prije nego što ih primijenite na zaposlenike. Kao vlasniku preduzeća, imati pravnog savjetnika sa kojim se možete redovno konsultovati vrlo je korisno
Korak 3. Zamolite zaposlenike da potpišu nacrte politika i procedura
Od novih zaposlenika treba zatražiti da se slože i potpišu dokumente o politici i proceduri, te im dostaviti kopiju za referencu. Osim toga, sve promjene moraju ponovno potpisati svi zaposlenici. Time se želi osigurati da su svi oni vezani politikom u slučaju bilo kakvih pravnih radnji koje će obje strane poduzeti u budućnosti.
Maloljetnici ne mogu legalno sklapati ugovore. Ako zapošljavate zaposlenike mlađe od 18 godina, pobrinite se da imaju pismenu dozvolu staratelja za sklapanje ugovora jer roditelj ili staratelj mogu zakonski otkazati ugovor
5. dio od 5: Sastavljanje priručnika
Korak 1. Posložite informacije logičkim redoslijedom
Počnite s većim točkama, a zatim s manjima. Na primjer, umjesto da počnete sa kategorijom naknade, počnite priručnik s procesom zapošljavanja ili kategorijom podobnosti.
- Razmislite o otvaranju priručnika s opisom ciljeva kompanije kao što ste ranije naveli. Napišite jasan, objedinjen pasus ili dva koji rezimira priručnik, šta zaposleni mogu očekivati od kompanije i šta kompanija očekuje od zaposlenih.
- Pomoću skice stvorite potkategorije u priručniku. Kada završite, napravite sadržaj kako biste svaki podatak lako pronašli.
Korak 2. Koristite sliku, grafikon ili dijagram
Postoje ljudi koji su vizualniji pa dijagrami, grafikoni ili slike u priručniku mogu pomoći različitim vrstama zaposlenika u razumijevanju pojmova. Slike mogu pojednostaviti procedure i politike.
Na primjer, možete stvoriti grafikon ili tablicu koja navodi različite naslove i njihove dužnosti. Također možete koristiti tablicu pitanja i odgovora koje zaposlenici mogu koristiti kao referencu ako je potrebno
Korak 3. Pružite priručnike za lakši pristup svim zaposlenicima
U idealnom slučaju, novi zaposlenici dobiju primjerak priručnika pri zapošljavanju, a stari zaposlenici novu kopiju kada dođe do revizije. Razmislite o tome da svi zaposlenici potpišu ugovor u kojem navode da razumiju sve stavke navedene u priručniku i da se s tim slažu.
