Konferencije su pravo mjesto za ljude koji imaju iste interese da se upoznaju i razmijene najnovije ideje u svojim oblastima. Konferencije obično redovno održavaju obrazovne institucije, kompanije, marketinške grupe, vjerske zajednice i drugi. Ako želite održati konferenciju, počnite s pripremom temeljitog plana rada zajedno s nizom aktivnosti koje je potrebno provesti, na primjer određivanjem lokacije konferencije, sastavljanjem popisa sudionika, sastavljanjem materijala, pripremom opreme za prezentacije, pružanje obroka i razne druge potrebe koje moraju biti smišljene i planirane što je moguće bolje. Ako naiđete na probleme dok provodite svoje planove, smirite se i budite sigurni da si možete priuštiti konferenciju. Važan aspekt koji određuje uspjeh održavanja konferencije je provođenje aktivnosti jednu po jednu, pri čemu se pravi popis zadataka koji su završeni i onih koje je potrebno još obaviti.
Korak
Dio 1 od 4: Planiranje konferencije: rana faza
Korak 1. Pripremite se na vrijeme
Planiranje konferencije treba započeti najmanje osam mjeseci unaprijed, čak i ranije, ako će konferencija biti velika ili velika.
- Imajte na umu da se mnoge konferencijske dvorane i ugostiteljski objekti moraju rezervirati nekoliko mjeseci unaprijed. Osim toga, sudionici koji žive izvan grada moraju dogovoriti raspored putovanja kako bi mogli prisustvovati konferenciji.
- Osim toga, sponzori i velike korporacije će možda morati planirati svoj godišnji budžet nekoliko mjeseci unaprijed. Dakle, o njihovoj finansijskoj i nefinansijskoj podršci za vaš događaj treba unaprijed pregovarati.
Korak 2. Formirajte odbor
Prilikom pripreme za konferenciju potrebno je odlučiti o mnogim važnim pitanjima. Formiranjem odbora dobit ćete mišljenje od nekoliko ljudi prije donošenja odluke. Oni će vam također pomoći da razmislite o detaljima.
- Unajmite koordinatore, odnosno ključno osoblje koje će donositi važne odluke i posvetiti puno vremena koordinaciji. Ako imate dovoljno sredstava, zaposlite koordinatora kako bi vam pomogao u planiranju i dijeljenju zadataka.
- Saznajte postoje li konferencije na istu temu. Ako je tako, pozovite koordinatora koji je održao konferenciju da se pridruži odboru. Ako ne može sudjelovati, pitajte možete li zatražiti materijal koji je već obrađen kako biste olakšali pripremu konferencije.
Korak 3. Postavite ciljeve i kreirajte dnevni red rada
Zapišite za šta držite konferenciju koja će biti osnova za svaku odluku. Znajući šta želite dati i kome ćete prije pripreme za konferenciju olakšati provođenje svojih planova.
Ako nikada niste održali konferenciju, počnite s planiranjem male, kratke konferencije. Razmislite o održavanju 1-2-dnevne konferencije kapaciteta 250-300 sudionika
Korak 4. Odredite lokaciju i datum konferencije
Iako se novi datumi i lokacije mogu odrediti nakon što napravite detaljni plan, morat ćete procijeniti koliko ćete vremena imati na raspolaganju za pripremu.
- Prije nego što odredite datum, unaprijed potražite informacije o tome koji mjesec i dan se konferencija obično održava kako se implementacija ne bi otežala. Na primjer, u Europi se konferencije obično održavaju između ožujka i lipnja ili rujna i studenog u ponedjeljak-utorak ili četvrtak-petak jer su sudionici manje zainteresirani za prisustvovanje konferencijama u drugo vrijeme. Saznajte tačan raspored na vašoj lokaciji prije nego što odlučite o datumu konferencije.
- Trajanje konferencije ovisi o procijenjenom broju sudionika i svim potrebama koje se moraju osigurati tokom konferencije. Za 250-300 ljudi zakažite konferenciju koja će trajati 2 puna dana.
- Razmotrite mogućnost održavanja konferencije u gradu, ali osigurajte pristup najbližem aerodromu, smještaj i odgovarajuće sadržaje. Preporučujemo da konferenciju održite u velikom gradu ili turističkoj destinaciji kako biste privukli više ljudi koji se žele pridružiti konferenciji.
Korak 5. Odredite naslov konferencije
Nakon što odredite naslov, možete objavljivati i praviti planove jer već postoji izvjesnost o materijalu kao osnovi za širenje informacija putem društvenih medija.
Odaberite naslov koji implicira svrhu i/ili pozadinu učesnika konferencije. Potražite inspiraciju koristeći naslove održanih konferencija, ali svakako odlučite sami
Dio 2 od 4: Pripreme za konferenciju
Korak 1. Napravite finansijski budžet
Nijedna aktivnost se ne može provesti bez izračunavanja iznosa sredstava koja se moraju detaljno potrošiti, na primjer za iznajmljivanje zgrade, pripremu materijala i plaćanje honorara za govornike. Svi troškovi moraju se odnositi na finansijski budžet. Ako delegirate odgovornosti, pobrinite se da se vaš pomoćnik pridržava budžetskog ograničenja koje ste postavili.
Na iznos budžeta utiče prisustvo ili odsustvo sponzora. Od sponzora možete zatražiti sredstva za financiranje konferencije. Međutim, sponzor također ima pravo odrediti neke stvari na konferenciji. Na primjer: određivanje ko će održati prezentaciju ili predlaganje govornika kao jednog od panelista, na primjer: uspješan biznismen u sponzorskoj kompaniji i predstavljanje brenda postavljanjem logotipa na sve materijale konferencije. Prednost je što će sponzor unaprijed osigurati sredstva kako biste ih odmah mogli iskoristiti za realizaciju plana
Korak 2. Odredite cijenu i način prodaje karata
Neke konferencije su besplatne, neke su vrlo skupe. Prije nego što odredite cijene karata i kako ih prodati, razmislite o sljedećim aspektima:
- Koliki su troškovi pripreme za konferenciju? Ako želite održati malu konferenciju koja ne košta puno novca, preporučujemo da ne naplaćujete učesnike. Alternativno, učesnici su dužni platiti ulaznice za pokrivanje troškova pripreme konferencije.
- Odredite kotizaciju ako želite održati konferenciju nekoliko dana ili osigurati obroke. Kotizacije za konferencije u većim gradovima Indonezije kreću se od nekoliko stotina hiljada do miliona rupija.
- Mnoge konferencije naplaćuju višeslojne naknade u skladu s položajem ili statusom učesnika. Na primjer: akademske konferencije studentima obično naplaćuju manje od nastavnika. Zaposleni sponzora se takođe naplaćuju manje od redovnih učesnika.
Korak 3. Odlučite se za lokaciju konferencije
Prilikom odabira lokacije uzmite u obzir broj sudionika, lakoću dolaska do lokacije, dostupnost parkirnog mjesta, udaljenost od i do javnog prijevoza, zračnih luka i hotela. Osim što ćete pronaći odgovarajuće mjesto za konferenciju, pobrinite se da svi sudionici lako dođu do nje.
Potražite informacije o zgradama ili hotelima koji nude konferencijske sobe u gradu. Za manje konferencije iznajmite sobu u crkvi ili drugoj kući za sastanke
Korak 4. Iskoristite pomoć osoblja koje radi kao rukovodioci sastanka
Ako su resursi dostupni u zgradi koju odaberete za konferenciju, iskoristite ih na najbolji način. Osoblje je upoznato sa svojim svakodnevnim obavezama i spremno je odgovoriti na pitanja, riješiti probleme ili dati savjet kada je to potrebno.
Možete koristiti usluge osoblja koje je zaduženo za upravljanje aktivnostima u sali za sastanke, na primjer za rukovanje detaljnim aranžmanima konferencije. Iako postoji naknada, ne morate sve ove aktivnosti raditi sami jer će vam oduzeti puno vremena kroz nekoliko sedmica
Korak 5. Odredite meni potrošnje
Imajte na umu da sudionici moraju pronaći hranu tijekom konferencije i vjerojatno je da mnogi sudionici ne znaju koja je hrana dostupna oko mjesta održavanja konferencije. Razmislite trebate li koristiti ugostiteljsku uslugu za doručak, ručak i užinu ili saznajte može li upravnik konferencijske dvorane pripremiti obroke za sve prisutne.
Prilikom odabira jelovnika imajte na umu da mnogi ljudi ne bi trebali jesti određenu hranu zbog alergija ili sklonosti. Iskusni poduzetnici ugostiteljskih usluga mogu ponuditi nekoliko opcija, na primjer: vegetarijanski meni, bez oraha, bez glutena, halal hranu ili druge opcije menija
Korak 6. Odvojite vrijeme za provjeru web lokacije
Nakon što ste se pobrinuli za sve stvari koje je potrebno pripremiti, odvojite vrijeme i posjetite mjesto konferencije jedan dan unaprijed. Ne čekajte dok ne dođe vaš novi dan D sa sudionicima koji će se pridružiti konferenciji.
Dođite dan unaprijed na mjesto konferencije i održite sastanak sa svim uključenim osobljem kako biste bili sigurni da je sve dobro pripremljeno do najsitnijih detalja
Dio 3 od 4: Izrada rasporeda konferencija
Korak 1. Zakažite konferenciju
Nakon što steknete široku sliku tema o kojima će se raspravljati i odredite naslov konferencije, pripremite raspored počevši od otvaranja konferencije do zatvaranja. Konferencije se mogu održavati na različite načine ovisno o poslovnom području o kojem se raspravlja. Radi lakšeg zakazivanja konferencije se obično održavaju sljedećim redoslijedom:
- Započnite konferenciju uvodnim ili uvodnim govorom koji obično drži poznata osoba u određenom poslovnom području i postala je poznata govornica. Događaj možete održati uveče, a zatim završiti večerom ili kao prvu sesiju ujutro za početak konferencije.
- Ostatak rasporeda podijelite na kraće sesije. Ako se konferencija održava na zahtjev sudionika prema njihovim prijedlozima, materijal prilagodite potrebama sudionika. Međutim, u raspored konferencije možete uključiti i raspored radionica, filmske isječke ili drugi materijal. Ovisno o broju prisutnih sudionika, odredite mogu li svakoj sesiji prisustvovati svi sudionici (tzv. „Plenum“) ili ih je potrebno podijeliti u nekoliko grupa i svaka će grupa paralelno pohađati različite sesije prema svom izboru (tzv. „Grupe“”).
- Zatvorite konferenciju pozivanjem predavača da predstave materijal koji motivira ili izaziva sudionike.
Korak 2. Odlučite kako ćete voditi sesiju
Možete izabrati kako ćete izvoditi sesiju u skladu s potrebama kompanije, na primjer poučavanjem, raspravljanjem o slučajevima, održavanjem seminara, predstavljanjem najnovijih politika ili rezultata istraživanja, postavljanjem pitanja ili predstavljanjem pomoću slajdova.
- Izbor načina isporuke materijala uticaće na strategiju objavljivanja. Zato što prije pripremite materijal koji je vrlo koristan za polaznike.
- Trajanje svake sesije može početi od 45 minuta do 3 sata, ovisno o broju prezentacija i isporučenom sadržaju.
Korak 3. Razmislite želite li uključiti i druge aktivnosti
Zamislite korisne aktivnosti koje bi mogle biti uključene u raspored i odigrati važnu ulogu u podržavanju uspjeha konferencije, na primjer:
- Zakažite aktivnosti u korist organizacije učesnika konferencije, poput poslovnog sastanka ili uručenja nagrade.
- Osigurajte hranu ako se učesnicima naplaćuje kotizacija. Ako nema naknade, zamolite učesnike da donesu ručak (kao posljednju opciju). Učesnici obično očekuju da će pojesti barem jedan obrok. Ako je lokacija konferencije u gradu, napravite pauzu kako bi učesnici mogli ručati u obližnjem restoranu.
- Pitajte bi li učesnici željeli zakazati zabavni događaj, na primjer: krenite u obilazak grada, gledajte komičnu emisiju noću, gledajte film ili gledajte predstavu u kazalištu. Događaj može biti prikladniji za konferenciju koja se održava u velikom gradu ili za kompaniju, ali ne uvijek.
4. dio 4: Izdavaštvo
Korak 1. Odredite učesnike koji će prisustvovati
Konferencije su vrlo raznolike, na primjer akademske, vjerske i poslovne s različitim sudionicima. Prije planiranja pobrinite se da je dovoljno sudionika zainteresirano za prisustvo konferenciji.
Ne morate mnogo publicitizirati ako želite održavati konferencije za male grupe, poput zaposlenika kompanije ili crkvenih zajednica. Planove konferencije možete obavijestiti slanjem e -pošte, objavljivanjem u biltenu kompanije i/ili obavještavanjem na administrativnom sastanku
Korak 2. Zamolite čelnike kompanija da učestvuju
Da biste uvjerili ljude u svojoj kompaniji, morate smisliti privlačan naslov ili pozvati sjajnog govornika.
Nakon što dobijete potvrdu od poznatih predavača, uključite informacije u materijale konferencije i obavijestite potencijalne učesnike
Korak 3. Kreirajte web stranicu
Danas su digitalni mediji vrlo važno oruđe za uspjeh konferencije. Napravite naziv web stranice s vezama koje je lako pronaći ako tražite ključnu riječ naslova konferencije ili druge riječi povezane s konferencijom. Napišite detaljne informacije o konferenciji na web stranici i uključite vezu na sav štampani i reklamni materijal koji se odnosi na konferenciju.
- Na web stranici uključite datum, vrijeme i adresu lokacije konferencije, uključujući imena poznatih govornika. Također obavijestite prijevoz, smještaj, zanimljive lokacije i raspored konferencija ako ih ima.
- Uključite vezu na web stranicu ako se učesnici mogu registrirati.
Korak 4. Postavite oglas
Počnite s oglašavanjem unaprijed (godinu dana unaprijed) kako bi govornici mogli podnijeti prijedloge koji sadrže materijal koji će biti prezentiran na konferenciji. Odaberite pravi način objavljivanja prema veličini konferencije i pozadini učesnika. Razmislite odakle potencijalni sudionici dobivaju informacije, možda iz:
- Društveni mediji, na primjer sa Facebook i Twitter računa sponzorske organizacije
- Lista kontakata na listama usluga i adresa e -pošte
- Blog, časopis, novine ili poslovni časopis
- Plakati, letci ili druga obavještenja poslana relevantnim grupama, organizacijama ili kompanijama
Korak 5. Zatražite prijedloge
Prilikom pripreme nacrta oglasa navedite da ste otvoreni za registraciju ili čekate podnošenje pojedinačnih ili grupnih prijedloga u obliku radova, prijedloga panela ili materijala za radionice.
Dužinu prijedloga možete odrediti prema djelatnosti. U području obrazovanja, male konferencije obično zahtijevaju sažetke od nekoliko stotina riječi, dok velike konferencije zahtijevaju potpune rukopise
Korak 6. Počnite prihvaćati registracije
Pripremite sadržaje tako da se učesnici mogu prijaviti prije konferencije, iako je to još nekoliko mjeseci unaprijed. Na ovaj način možete procijeniti broj učesnika koji će prisustvovati.
- Napravite web stranicu koja se povezuje na web stranicu konferencije radi registracije. Ako nemate tehničke vještine za izradu web stranice, upotrijebite postojeću uslugu. Na primjer, koristite plaćene usluge RegOnline, kompanije koja se brine za online registraciju različitih događaja, obrađuje podatke i šalje vam ih olakšavajući pristup korisnicima.
- Učesnici se mogu prijaviti i putem telefona ili faksa ako imate mogućnost obrade računa o plaćanju putem kreditne kartice.
- Ako ne prihvaćate registraciju putem interneta ili telefona, napravite PDF obrazac za prijavu i postavite ga na web stranicu. Obavestite učesnike da mogu da odštampaju obrazac, ispune ga i pošalju sa čekom ili dokazom o prenosu na e -adresu vaše kompanije.
- Da bi se učesnici mogli ranije prijaviti, ponudite popuste za učesnike koji uplate najmanje mjesec dana unaprijed. Cijene ulaznica su nešto skuplje ako učesnici plate na mjestu konferencije.
Savjeti
- Pitajte govornika treba li mu dodatna oprema za prezentaciju, poput pozornice, televizije, velikog ekrana ili računara.
- Prilikom odabira jelovnika s hranom provjerite postoje li sudionici koji moraju biti na dijeti određenih namirnica.
- Kada upoređujete troškove najma, tražite cijene hrane, vode, bezalkoholnih pića itd. jer može biti jako skupo.
- Prilikom odabira sobe razmislite o svrsi konferencije i odlučite želite li koristiti gledalište ili stolice i stolove za bilježenje.
