Organiziranje efikasnog sastanka potrebno je za podršku nesmetanog odvijanja aktivnosti kompanije ili organizacije. Sastanci su prilika za koordinaciju rada, razmjenu informacija, poboljšanje timskog rada i efikasno postizanje ciljeva. Učinkoviti sastanci zahtijevaju dobru pripremu, vođenje i delegiranje zadataka. Tokom sastanka pokušajte povećati motivaciju učesnika i uključiti cijeli tim.
Korak
1. dio 3: Održavanje sastanaka
Korak 1. Pripremite se za sastanak najbolje što možete
Prije svega, sastavite dnevni red sastanka koji sadrži raspored i teme o kojima će se raspravljati te odredite važne stvari koje je potrebno potvrditi prije završetka sastanka.
- Dođite u sobu za sastanke na vrijeme jer će vaš rad uticati na to kako vas drugi ljudi vide. Čekanje u sobi za sastanke 15 minuta ranije čini da drugi ljudi misle da ste manje produktivni ili želite napustiti drugi posao pod izgovorom da idete na sastanak.
- Pripremite fotokopiju dnevnog reda. Iako možete stvoriti digitalni dnevni red, pripremite i fotokopiju dnevnog reda kako biste ga olakšali u korištenju.
Korak 2. Vodite sastanak
Prilikom vođenja sastanka pobrinite se da pokrijete sve teme na dnevnom redu i poslušajte šta svi učesnici imaju da kažu na sljedeće načine:
- Prosledite listu prisutnih. Sastanak je sredstvo za širenje informacija unutar tima i postaje prilika za diskusiju kako bi svi znali svoje odgovornosti kako bi bili u mogućnosti pružiti očekivane radne rezultate. Kruženjem liste prisutnih znate ko nije stigao kako biste ih mogli kontaktirati i pridružiti se sastanku. Također pokazuje da su informacije koje ćete podijeliti na sastanku važne.
- Koristite dnevni red kao vodič kako biste olakšali svakom učesniku sastanka da se usredsredi i zna šta treba da uradi. Učesnici sastanka mogu se smenjivati. Dakle, priprema dnevnog reda prije sastanka vas čini koncentriranijima prilikom vođenja sastanka.
Korak 3. Izradite plan rada
Plan rada je konačni sažetak koji potvrđuje posao koji treba obaviti nakon sastanka i stalni je plan koji utječe na sve učesnike sastanka. Napravite plan rada prema sljedećim uputama:
- Odredite nekoga kao osobu zaduženu za određenu metu. Imenovana osoba ne mora lično postići cilj jer će biti voditelj projekta zadužen za povezivanje članova tima koji trebaju biti uključeni i pripremu potrebnih resursa.
- Službeno i neformalno zatražite izvještaje o napretku kako bi imenovano osoblje prijavilo rad koji je postignut u određenom vremenskom periodu.
Korak 4. Fokus na temu prema dnevnom redu sastanka
Nakon što ste razgovarali o jednoj temi na dnevnom redu i proveli potrebne rasprave, predstavite sažetak rezultata rasprave, pružite priliku za postavljanje pitanja, a zatim nastavite sastanak raspravljajući o sljedećoj temi.
Korak 5. Odredite raspored za predstojeći sastanak
Najavite raspored sljedećeg sastanka kada se svi okupe kako biste im olakšali zakazivanje. Na taj način ste unaprijed obavijestili raspored sastanaka kako biste spriječili sudaranje rasporeda.
Zamolite članove tima da putem e -pošte predlože koje teme trebaju biti na dnevnom redu. Nakon završetka sastanka, obavijestite ih da ćete koristiti isti dnevni red za sljedeći sastanak i zamolite učesnike sastanka da dostave prijedloge tema koje podržavaju postizanje ciljeva kompanije/organizacije
Dio 2 od 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Odlučite ko će predsjedavati sastankom
Ova uloga obično je dodijeljena menadžeru, ali možete dati članovima tima priliku da vode sastanke odjela kako bi kasnije mogli voditi sastanke na višem nivou.
Korak 2. Pozovite govornike
Govornik je osoba koja je pozvana da prisustvuje sastanku iz određenog razloga jer ima iskustvo u upravljanju ljudskim resursima i drugim resursima kako bi članovi tima postigli najbolje performanse, uključujući efikasno objašnjavanje radnih procesa i rezultata. Osim toga, on je također u mogućnosti dati savjet za predviđanje nepredviđenih okolnosti i povećanje resursa prema potrebi.
Korak 3. Odredite pravi raspored sastanaka
Prilikom postavljanja rasporeda uzmite u obzir dostupnost vremena i ograničenja učesnika. Na primjer: svi sudionici mogu prisustvovati sastanku u petak popodne, ali nije pravo vrijeme za raspravu o velikim pitanjima.
- Kako bi svi članovi tima mogli prisustvovati predstojećem sastanku, prvo pitajte projektnu osobu zaduženu za raspored, a zatim zamolite sve učesnike da dogovore svoje rasporede prema planu.
- Odredite ko će voditi zapisnik i pobrinite se da se informacije o rezultatima sastanka šalju i odsutnim učesnicima.
Korak 4. Pripremite dnevni red sastanka
Dnevni red sastanka trebao bi barem sadržavati popis tema o kojima će se raspravljati, delegiranje prezentacijskih zadataka i vrijeme za raspravu o svakoj temi. Dnevni red sastanka možete dogovoriti prema sljedećim prijedlozima:
- Zatražite mišljenje od svih učesnika sastanka slanjem e -pošte najmanje 2 dana prije sastanka. E -pošta je najbolji alat za to jer ćete zahtjeve primati u pisanom obliku.
- Napravite dnevni red sastanka na kojem ćete zabilježiti sve teme o kojima će se raspravljati, govornike i raspodjelu vremena. Ako postoji zahtjev za temu koja odstupa od opće teme, kontaktirajte dotičnu osobu i zamolite je da podnese poseban zahtjev o kojem će se raspravljati na sljedećem sastanku.
- Napravite realan raspored. Objašnjenja i rasprave koje traju 30 minuta ne smiju se prisiljavati da završe za 15 minuta. Napravite raspored prema potrebi i završite sastanak ranije kada se razgovara o svim temama.
Korak 5. Predložite pravila sastanka
Ne morate donositi formalna pravila niti uvoditi sankcije, ali primjenom pravila sastanak se odvija bez problema i svi mogu dobro izraziti svoje mišljenje.
Navedite pravila kada se sastanak otvori riječima: „Da bi uštedjeli vrijeme, učesnici mogu postavljati pitanja i odgovarati nakon što govornik završi izlaganje. Ako i dalje imate povratne informacije nakon isteka vremena za raspravu, pošaljite mi poruku e -poštom kako bismo mogli dalje razgovarati o tome.”
Korak 6. Odredite vremensku podjelu
Odredite dnevni red sastanka tako što ćete odrediti koliko će svakom govorniku trebati i razgovarati o svakoj temi.
- Obavijestite podjelu vremena prije početka sastanka kako bi svi učesnici znali kada mogu dati svoj doprinos i spriječili nasumične ili iskrivljene rasprave.
- Kao vodič, ostavite najmanje 10 minuta za diskusiju nakon što se razgovara o određenim temama.
Korak 7. Predajte dnevni red sastanka
Dan prije sastanka pošaljite dnevni red sastanka svim učesnicima kako bi svi imali fotokopiju rasporeda i znali svrhu sastanka. Osim toga, mogu vas obavijestiti i ako postoje netačne informacije na dnevnom redu.
Korak 8. Pošaljite podsjetnik
Prije nego započnete prvi ili nerutinski sastanak, pošaljite podsjetnik sat vremena unaprijed kako bi svi prisutni bili na vrijeme.
3. dio 3: Postanite efikasan vođa sastanka
Korak 1. Budite dobar vođa sastanka
Pokušajte komunicirati sa svim učesnicima tokom sastanka kako biste postigli ciljeve sastanka. Prenesite odgovornost za predsedavanje sastancima na pozvane predavače da razgovaraju o određenim temama. Vi sami morate aktivno učestvovati u diskusiji.
Korak 2. Informirajte radne ciljeve koji su bili, a nisu postignuti
Ako je svrha sastanka rasprava o nekoliko ciljeva, obavijestite o napretku koji je postignut i ko je odgovoran za postizanje.
- Ako postoji plan rada koji nije napredovao od zadnjeg sastanka, pitajte zašto.
- Ako je to zbog nedostatka vremena ili drugih resursa, razgovarajte o rješenju sa osobom koja je imenovana za voditelja projekta ili detaljno razgovarajte o tom pitanju izvan sastanka.
Korak 3. Preusmjerite se ako diskusija odstupa od teme
Ponekad diskusija gubi svoj put zbog entuzijazma ili razočaranja učesnika. Usmjerite pažnju i preusmjerite zalutale diskusije na sljedeće načine:
- Shvatite sastanak kao misiju prikupljanja činjenica. Dajte svakom učesniku priliku da govori kako biste prikupili što je moguće više informacija. Ova metoda takođe tera učesnike sastanka da govore naizmjenično, uključujući i one koji vole da dominiraju sastankom.
- Koristite Cyberstorming, program za elektroničku komunikaciju za razmjenu ideja u grupama i možete ga koristiti za neformalne sastanke. Ova metoda sprječava konkurenciju među članovima tima u želji da ih se čuje jer svi u grupi mogu vidjeti unose drugih članova.
- Budite neutralni ako neko na sastanku raspravlja o temi koja nije na dnevnom redu, na primjer govoreći: „Zanimljiva ideja, Bob! Možemo o tome kasnije. " Mnogi ljudi ne shvaćaju da raspravljaju o stvarima koje odstupaju od dnevnog reda sastanka, ali doći će k vama na razgovor ako je to pitanje zaista važno.
- Kontrolirajte smjer diskusije. Osim učesnika koji predugo pričaju, problemi na sastanku mogu nastati jer neko nastavlja da raspravlja o temama koje nisu na dnevnom redu. Da biste to prevazišli, prvo poslušajte šta ima za reći, a zatim predložite da se o tom pitanju dalje raspravlja na sljedećem sastanku. Naglasite da će se na sastanku nastaviti razgovarati o temama navedenim na dnevnom redu.
- Obavite privatni razgovor s osobom koja dominira sastankom i pitajte zašto. Pokažite zabrinutost, umjesto da se živcirate. Fokusirajte se na ono što ste primijetili tokom sastanka i dopustite mu da objasni svoje ponašanje. Ponudite mu da mu pomogne da prestane dominirati sastankom.
Korak 4. Pređite na sljedeću temu prema rasporedu
Vježbajte upravljanje vremenom tako što ćete biti asertivni, nemojte biti nepristojni. Određivanjem vremena svaki učesnik zna da je sastanak još uvijek u toku i da se razgovori koji nisu povezani sa sastankom mogu nastaviti nakon završetka sastanka.
Ne žuri. Čak i ako morate preuzeti kontrolu nad situacijom, sastanak će biti manje koristan ako se rasprava skrati. Prije nastavka sastanka, pružite učesnicima priliku da postave pitanja ili daju mišljenje. Pobrinite se da se svi članovi tima osjećaju uključeno, umjesto da se osjećaju zanemareno
Korak 5. Naglasite važnu temu
Naglasite glavne ciljeve koje treba postići i njihov odnos s drugim ciljevima koji podržavaju postizanje glavnih ciljeva.
Objasnite učesnicima sastanka da razumiju opseg projekta na kojem rade i njihove uloge kao važan dio jedinice
Korak 6. Ako je potrebno, pomozite pri bilježenju
Prije početka sastanka odlučite ko će voditi zapisnik. Ako je preopterećen, pružite ruku pomoći ili sami vodite bilješke.
Korak 7. Razjasnite u slučaju nesporazuma
Nakon što se razgovara o svim temama, voditelj sastanka sačinit će sažetak tako da sudionici znaju rezultate sastanka i postavljaju pitanja ako još postoje stvari koje nisu jasne.
Kao vođa sastanka, pružite detaljna objašnjenja kako bi svi učesnici razumjeli rezultate sastanka
Korak 8. Prije zatvaranja sastanka navedite detaljan sažetak
Lideri koji odlučno donose odluke spriječit će stagnaciju i neodlučnost, natjerati zaposlenike da rade marljivo i motivirano, da reagiraju na promjene i nove informacije. To se može vidjeti iz sljedećih karakteristika:
- Imajte jasne ciljeve kako biste osigurali usklađenost odluka s ciljevima kompanije/organizacije i etikom.
- Njegujte pokazujući primjere u životu i poštujući radnu etiku kao osnovu za efikasno i efikasno donošenje odluka.
- Pokažite transparentnost, naime nesebičnost dokazujući da odluke koje su korisne za kompaniju pružaju svima priliku da se razviju.
- Gledajući na neuspjeh kao na priliku za učenje koja će biti odskočna daska za donošenje boljih odluka. Kada nešto pođe po zlu, odlučan vođa je u stanju razumjeti situaciju.
- Otvoreno i efikasno komuniciranje u skladu sa korporativnom/organizacionom kulturom kako bi se spriječile nedosljednosti ili kontradiktornosti u komunikaciji sa podređenima ili nadređenima.
