Pisanje prijateljskih e -poruka s podsjetnicima može biti teško. Ne želite izgledati napadno ili nestrpljivo, ali vaša poruka mora biti prenesena. Koristite prijateljski ton u e -porukama sa blagim pozdravima i izrazima lica. Uključite razlog zašto šaljete e -poruku s podsjetnikom kako bi primaoci znali šta želite. Uvjerite se da nema grešaka u e -pošti kako ne biste izgledali samo prijateljski, već i profesionalno.
Korak
1. dio od 3: Korištenje prijateljskog tona
Korak 1. Pozdravite primaoca
U poslovnoj situaciji možete "trebati" koristiti službeni pozdrav, poput "Dragi". Međutim, personalizirana e -pošta se koristi sve češće. Neki pozdravi putem e -pošte koji mogu pomoći u stvaranju prijateljskog tona uključuju:
- Zdravo!
- Zdravo prijatelju
- Dugo se nismo vidjeli
- Hej!
Korak 2. Aludirajte na svoj odnos sa primaocem
Ako se fokusirate samo na podsjetnik, vaša će poruka izgledati hladno. Aludirajte na lični odnos s primateljem uključivanjem fraza koje odražavaju prijateljstva i zajednička iskustva. To uključuje:
- Kako je škola?
- Zdravo prijatelju kako si?
- Prošli vikend je bio jako zabavan.
- Kada smo zadnji put razgovarali, prije mjesec dana?
- Naše posljednje putovanje je bilo zaista zabavno! Moramo to ponoviti.
Korak 3. Poboljšajte izraz
Ovo je posebno važno za odjeljak podsjetnika e -pošte. Ako dugo niste bili u kontaktu s primateljem, najbolje je ispričati se ili pružiti izgovor da ih samo pozovete da ih podsjetite. Neki primjeri suptilnih izraza uključuju:
- Znam da dugo nismo razgovarali, ali htio sam vas podsjetiti na …
- Dolazak nove bebe me zaokupljao, samo sam se sjetio podsjetiti vas …
- Znam da ste zauzeti, pa ne želim da vas uznemiravam, ali sam htio poslati podsjetnik …
Korak 4. Budite ljubazni
Ako je podsjetnik važan, možda ćete djelovati kao navaljivač. Upamtite da je primalac zauzet svojim životom. Uvijek recite "molim" i "hvala" odgovarajućim izrazima. Možda biste htjeli uključiti ljubazne fraze poput:
- Žao mi je što vas uznemiravam, ali htio sam biti siguran…
- Odgovorite na ovu e -poruku što je prije moguće …
- Hvala vam što ste odvojili vrijeme za čitanje i odgovaranje na ovu e -poruku s podsjetnikom. Zaista to cijenim.
- Čekam vaš odgovor.
Dio 2 od 3: Zahtjevi za listing
Korak 1. Koristite naslove stupaca
Ne morate pisati pametan stupac naslova. Jasni i nedvosmisleni naslovi kolona bit će korisniji. Na taj način primalac može na prvi pogled znati svrhu e -pošte. Neki uobičajeni izbori za prijateljske e -poruke s podsjetnicima uključuju:
- Proveri
- Brzi podsjetnik o…
- Predstojeća putovanja/događaji.
- Brojanje učesnika putovanja/događaja.
Korak 2. Ne zaboravite uključiti podsjetnik
Kad se toliko trudite da budete pristojni i prijateljski nastrojeni, možda ćete zaboraviti nešto važno, poput podsjetnika. Napišite podsjetnik za paket na početku e -poruke, nakon pozdrava i rečenice o ličnom odnosu. Na primjer:
- "Zdravo prijatelju, Dugo nismo razgovarali, Bene. Kako su vam žena i djeca? Supruga i dijete su me zaokupljali, ali htio sam vas pitati o…”
-
Zdravo!
Bako, dugo sam namjeravao poslati ovu poruku. Žao mi je što sam prezauzet. Želim podsjetiti baku na naš ručak …”
Korak 3. Koristite jezgrovit jezik
Istina je da ljubazan jezik zahtijeva duže rečenice. Na primjer, izraz "Radi više" bio bi pristojniji da napišete "Bilo bi bolje da radite više." Iako ljubazne, dugačke rečenice mogu učiniti fokus vaše e -pošte nejasnim.
Koristite jednostavniju strukturu za e -poštu. Možda ovako: Pozdrav (otvaranje) → Lični odnosi → Podsjetnik → Zatvorni pozdrav (zatvaranje)
Korak 4. Uredite nepotrebne informacije
Za svaku rečenicu i dio rečenice zapitajte se: "Je li ovo potrebno?" U nekim slučajevima, "potrebno" može imati široko značenje, poput "Ovo je potrebno kako mi e -pošta ne bi zvučala hladno." Uklonite nepotrebne dijelove iz e -pošte.
Općenito, prilozi (poput "vrlo", "vrlo", "stvarno", "jednom" i "naravno") mogu se ukloniti kako bi vaša e -pošta bila sažetija
Korak 5. Završite e -poruku završnom pozdravom
"Blagoslovi" znači reći "zbogom". Završni pozdrav uključuje izraze poput "Pozdrav", "S poštovanjem", "S poštovanjem" i "Pozdrav". Vaš potpis treba biti napisan nakon pozdravne riječi. Opći zaključni pozdrav poput ovoga mogao bi izgledati formalno. Možda biste htjeli isprobati nešto poput:
- tvoj prijatelj
- tvoj prijatelj
- slanje pozdrava za uspeh
- Želim vam ugodan dan
- tvoj red
- Radujem se što ću vas čuti
Dio 3 od 3: Uvjerite se da nema grešaka u e -pošti
Korak 1. Dvaput provjerite svoju e -poštu
Čak i prelistavanje e -pošte jednom ili dvaput smanjit će sve osnovne greške koje se mogu pojaviti dok ih pišete. Nakon što sastavite svoju e-poštu, provjerite pravopis i gramatiku u vašoj e-pošti.
- Mnogi pružatelji usluga e -pošte imaju mogućnosti provjere pravopisa i gramatike. Kvaliteta značajke ovisi o dobavljaču usluga e -pošte. U nekim slučajevima ova značajka možda nije baš točna.
- Ne zaboravite provjeriti naslov, pozdrav i zatvaranje (zatvaranje) polja. Vjerojatno ćete ovo zaboraviti i samo ćete se usredotočiti na sadržaj e -pošte.
Korak 2. Pročitajte e -poruku naglas
Ako pišete važnu e -poruku ili želite nekome djelovati pristojno i prijateljski, pročitajte svoju e -poštu od početka do kraja naglas. Zvuči li kao razgovor? Ako je tako, vaša e -pošta je spremna za slanje.
Prepišite rečenice ili odlomke koji zvuče neugodno. Ocjenjujte ovo na najbolji način. Svaka osoba će imati drugačiji pogled u zavisnosti od toga kako govorite
Korak 3. Neka neko drugi pročita vašu e -poštu
Za važne komunikacije, kao što su poslovne svrhe, možda ćete htjeti zamoliti nekoga drugog da provjeri e -poštu s podsjetnikom prije slanja. Ako je vaša e -pošta sažeta, obično traje samo kratko vrijeme i lako je uočiti i najmanje greške.
- Provjerite usluge razmjene poruka na mreži. Pošaljite e -poruku prijateljima na mreži i postavite pitanja poput: „Zdravo, možete li pročitati kratku poruku koju moram poslati? Neće dugo trajati."
- Upamtite da se uvijek zahvaljujete svima koji čitaju vašu e -poštu. Uostalom, oni vam pomažu.
